Ein Nummernkreis ist ein festgelegtes System zur Vergabe fortlaufender Rechnungsnummern in deinem Unternehmen. In Österreich schreibt § 11 Abs. 1 Z 5 UStG vor, dass jede Rechnung eine fortlaufende Nummer enthalten muss, die zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben wird. Ob du nur mit Zahlen oder mit einer Kombination aus Buchstaben, Jahreszahl und Ziffern arbeitest, bleibt dir überlassen — solange das Finanzamt die Abfolge nachvollziehen kann.
Was ist ein Nummernkreis bei Rechnungen?
Ein Nummernkreis definiert die Struktur und Abfolge, nach der du deine Rechnungsnummern vergibst. Er sorgt dafür, dass jede Rechnung in deinem Unternehmen eindeutig identifizierbar ist und keine Nummer doppelt vorkommt.
Konkret bedeutet das:
- Jede Rechnungsnummer wird nur einmal vergeben (Eindeutigkeit).
- Die Nummern folgen einer nachvollziehbaren Logik (Fortlaufend).
- Das Finanzamt muss die Abfolge prüfen können (Nachvollziehbarkeit).
Ein Nummernkreis kann rein numerisch sein (z. B. 001, 002, 003) oder alphanumerisch aufgebaut werden (z. B. RE-2026-001). Beide Varianten sind gesetzlich zulässig, solange die Eindeutigkeit gewährleistet ist.
Wichtig: Die Pflicht zur fortlaufenden Rechnungsnummer ergibt sich direkt aus dem österreichischen Umsatzsteuergesetz (§ 11 UStG). Ohne korrekte Nummerierung riskierst du Probleme beim Vorsteuerabzug deiner Kunden und bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt.
Welche gesetzlichen Grundlagen gelten in Österreich?
Die Rechtsgrundlage für Nummernkreise in Österreich ist klar geregelt:
| Gesetz / Verordnung | Relevanz für Nummernkreise |
|---|---|
| § 11 Abs. 1 Z 5 UStG | Pflicht zur fortlaufenden Nummer auf jeder Rechnung |
| § 132 BAO (Bundesabgabenordnung) | Aufbewahrungspflicht: Rechnungen müssen 7 Jahre aufbewahrt werden |
| RKSV (Registrierkassensicherheitsverordnung) | Fortlaufende Belegnummerierung bei Registrierkassen-Belegen |
| § 12 UStG | Vorsteuerabzug nur mit ordnungsgemäßer Rechnung (inkl. Nummer) |
| E-Rechnung (USP) | Elektronische Rechnungen an Bundesdienststellen benötigen ebenfalls fortlaufende Nummer |
§ 11 Abs. 1 UStG listet insgesamt 6 Pflichtangaben für Rechnungen auf. Die fortlaufende Nummer (Z 5) ist eine davon. Fehlt sie, ist die Rechnung nicht vorsteuerabzugsberechtigt — das bedeutet: Dein Kunde kann die Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer geltend machen.
Die Bundesabgabenordnung (BAO) ergänzt, dass alle Geschäftsunterlagen — inklusive deiner Nummernkreis-Logik — 7 Jahre lang aufbewahrt werden müssen. Das Finanzamt kann bei einer Betriebsprüfung jederzeit Einsicht verlangen.
Wie baust du einen Nummernkreis richtig auf?
Du hast bei der Gestaltung deines Nummernkreises weitgehend freie Hand. Die einzige Bedingung: Das System muss fortlaufend und nachvollziehbar sein. Hier sind die gängigsten Aufbau-Varianten:
Variante 1: Rein numerisch
Die einfachste Form — ideal für Einzelunternehmer und Kleinunternehmer mit überschaubarem Rechnungsvolumen.
| Rechnungsnummer | Erklärung |
|---|---|
| 0001 | Erste Rechnung |
| 0002 | Zweite Rechnung |
| 0153 | 153. Rechnung |
Variante 2: Jahr + laufende Nummer
Die beliebteste Variante — du siehst sofort, aus welchem Jahr die Rechnung stammt. Besonders praktisch beim Jahreswechsel der Rechnungsnummer.
| Rechnungsnummer | Erklärung |
|---|---|
| 2026-001 | 1. Rechnung im Jahr 2026 |
| 2026-002 | 2. Rechnung im Jahr 2026 |
| 2026-150 | 150. Rechnung im Jahr 2026 |
Variante 3: Präfix + Jahr + laufende Nummer
Ideal, wenn du mehrere Belegarten (Rechnungen, Gutschriften, Angebote) unterscheiden willst.
| Rechnungsnummer | Erklärung |
|---|---|
| RE-2026-001 | Rechnung Nr. 1/2026 |
| GS-2026-001 | Gutschrift Nr. 1/2026 |
| AN-2026-042 | Angebot Nr. 42/2026 |
Variante 4: Kunden-/Projektkürzel + Nummer
Für Dienstleister und Agenturen mit vielen Kunden — du siehst sofort, welcher Kunde gemeint ist.
| Rechnungsnummer | Erklärung |
|---|---|
| MUE-2026-001 | Kunde „Müller“, 1. Rechnung 2026 |
| PROJ-A-003 | Projekt A, 3. Rechnung |
Vergleich der Nummernkreis-Varianten
| Variante | Ideal für | Vorteile | Nachteile |
|---|---|---|---|
| Rein numerisch | EPU, wenige Rechnungen | Einfach, kein Fehlerrisiko | Keine Jahreszuordnung |
| Jahr + Nummer | KMU, Standard-Setup | Übersichtlich, Jahreswechsel einfach | Keine Belegarten-Unterscheidung |
| Präfix + Jahr + Nummer | Mehrere Belegarten | Klar getrennte Nummernkreise | Komplexer bei der Einrichtung |
| Kundenkürzel + Nummer | Dienstleister, Agenturen | Sofortige Kundenzuordnung | Viele Nummernkreise, fehleranfällig |
Was passiert bei Lücken im Nummernkreis?
Eine der häufigsten Fragen: Sind Lücken in der Rechnungsnummerierung erlaubt?
Die kurze Antwort: Lücken sind nicht automatisch verboten, aber sie sind erklärungsbedürftig. Bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt musst du jede Lücke nachvollziehbar begründen können.
Häufige Gründe für Lücken:
- Stornierte Rechnungen: Wenn du eine Rechnung stornierst, entsteht eine Lücke. Die Nummer darf nicht erneut vergeben werden.
- Testbelege: Manche Softwaresysteme erzeugen Testnummern bei der Einrichtung.
- Systemwechsel: Beim Umstieg auf eine neue Buchhaltungssoftware kann es zu Sprüngen kommen.
So gehst du mit Lücken richtig um:
- Dokumentiere den Grund für jede Lücke (z. B. Stornobeleg aufbewahren).
- Erstelle bei Stornos eine Stornorechnung mit eigener Nummer.
- Bewahre die Dokumentation 7 Jahre lang auf (§ 132 BAO).
- Verwende idealerweise eine Buchhaltungssoftware, die Lücken automatisch vermeidet.
Achtung: Systematische, unerklärliche Lücken können bei einer Betriebsprüfung zu einer Schätzung durch das Finanzamt führen. Das Finanzamt geht dann davon aus, dass Umsätze nicht verbucht wurden.
Was passiert beim Jahreswechsel mit dem Nummernkreis?
Beim Jahreswechsel stellt sich die Frage: Muss ich meinen Nummernkreis zurücksetzen?
Nein — es gibt in Österreich keine gesetzliche Pflicht, den Nummernkreis zum 1. Jänner zurückzusetzen. Du hast zwei Optionen:
| Option | Beschreibung | Empfehlung |
|---|---|---|
| Weiterzählen | 2025-150, dann 2026-151 (fortlaufend über Jahre) | Einfach, aber unübersichtlich bei vielen Jahren |
| Zurücksetzen mit Jahrespräfix | 2025-150, dann 2026-001 (Neustart pro Jahr) | Empfohlen — übersichtlich, Jahreszuordnung klar |
Empfehlung: Verwende die Variante Jahr + laufende Nummer (z. B. 2026-001). So startest du jedes Jahr mit 001 und hast automatisch eine saubere Trennung. Da das Jahr Teil der Nummer ist, bleibt die Eindeutigkeit gewährleistet.
Wenn du deinen Nummernkreis über everbill verwaltest, kannst du beim Jahreswechsel einfach das Präfix anpassen — die fortlaufende Nummerierung übernimmt die Software.
Dürfen mehrere Nummernkreise gleichzeitig geführt werden?
Ja — du darfst in Österreich mehrere Nummernkreise parallel führen. Das ist sogar ausdrücklich vom Gesetz vorgesehen. Typische Anwendungsfälle:
- Getrennte Nummernkreise nach Belegart: Ein Nummernkreis für Rechnungen (RE-), einer für Gutschriften (GS-), einer für Angebote (AN-).
- Getrennte Nummernkreise nach Filiale: Filiale Wien (W-2026-001), Filiale Graz (G-2026-001).
- Getrennte Nummernkreise nach Währung: EUR-Rechnungen und Fremdwährungs-Rechnungen.
Bedingung: Jeder einzelne Nummernkreis muss für sich genommen fortlaufend und lückenlos sein. Eine Vermischung der Kreise ist nicht zulässig.
Nummernkreis und Registrierkasse (RKSV)
Wenn du eine Registrierkasse verwendest, gelten zusätzliche Anforderungen gemäß der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV):
- Jeder Kassenbeleg braucht eine eigene fortlaufende Belegnummer.
- Die Belegnummer ist unabhängig von deinem Rechnungs-Nummernkreis.
- Belege müssen über FinanzOnline dem Finanzamt gemeldet werden (Jahresbeleg).
- Die RKSV schreibt eine kryptographische Signatur (Signatureinheit) für jeden Beleg vor.
In der Praxis bedeutet das: Du führst mindestens zwei Nummernkreise — einen für deine regulären Rechnungen und einen für Registrierkassen-Belege.
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Häufige Fragen zum Nummernkreis
Muss ein Nummernkreis bei 1 beginnen?
Nein. Es gibt in Österreich keine gesetzliche Pflicht, den Nummernkreis bei 1 zu starten. Du kannst bei jeder beliebigen Zahl beginnen — z. B. bei 1000, um gegenüber Kunden nicht preiszugeben, dass es deine erste Rechnung ist. Wichtig ist nur, dass die Nummerierung danach fortlaufend ist.
Sind Buchstaben in der Rechnungsnummer erlaubt?
Ja. Gemäß § 11 UStG darf eine Rechnungsnummer aus Ziffern, Buchstaben oder einer Kombination bestehen. Gängig sind Präfixe wie RE-2026-001 (Rechnung) oder GS-2026-001 (Gutschrift). Die einzige Bedingung: Die Nummer muss einmalig und fortlaufend sein.
Was passiert, wenn ich eine Rechnungsnummer doppelt vergebe?
Eine doppelt vergebene Rechnungsnummer verstößt gegen § 11 UStG. Im schlimmsten Fall verliert dein Kunde den Anspruch auf Vorsteuerabzug. Bei einer Betriebsprüfung kann das Finanzamt die betroffenen Rechnungen beanstanden. Verwende eine Buchhaltungssoftware wie everbill, die Doppelvergaben automatisch verhindert.
Muss ich den Nummernkreis zum Jahreswechsel zurücksetzen?
Nein. Es gibt keine gesetzliche Pflicht, den Nummernkreis am 1. Jänner zurückzusetzen. Du kannst fortlaufend weiterzählen oder mit einem Jahrespräfix (z. B. 2026-001) neu beginnen. Die Variante mit Jahrespräfix wird empfohlen, weil sie übersichtlicher ist.
Sind Lücken im Nummernkreis ein Problem?
Lücken sind nicht automatisch verboten, aber erklärungsbedürftig. Bei einer Betriebsprüfung musst du jeden Sprung in der Nummerierung begründen können — etwa durch eine Stornorechnung oder einen Systemwechsel. Unerklärliche Lücken können zu einer Umsatzschätzung durch das Finanzamt führen.
Darf ich mehrere Nummernkreise gleichzeitig verwenden?
Ja. Du darfst in Österreich mehrere Nummernkreise parallel führen, z. B. getrennt nach Belegart (Rechnungen, Gutschriften), Filiale oder Währung. Jeder einzelne Nummernkreis muss aber für sich fortlaufend und lückenlos sein.
Welche Strafe droht bei fehlender Rechnungsnummer?
Es gibt keine direkte Geldstrafe für eine fehlende Rechnungsnummer. Allerdings verliert die Rechnung ohne fortlaufende Nummer ihre Gültigkeit für den Vorsteuerabzug (§ 12 UStG). Dein Kunde kann die ausgewiesene Umsatzsteuer nicht abziehen. Zusätzlich riskierst du bei einer Betriebsprüfung Nachforderungen.
Wie verwalte ich Nummernkreise bei Kleinunternehmerregelung?
Auch Kleinunternehmer mit Umsätzen unter 42.000 EUR pro Jahr, die keine Umsatzsteuer ausweisen, brauchen fortlaufende Rechnungsnummern. Die Pflicht ergibt sich nicht nur aus dem UStG, sondern auch aus der Bundesabgabenordnung (BAO) für ordnungsgemäße Buchführung. Ein einfacher numerischer Nummernkreis reicht hier meistens aus.
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