Mahnspesen sind die Kosten, die du deinem Kunden bei Zahlungsverzug für den Mahnaufwand in Rechnung stellst. In Österreich gibt es 2026 kein eigenes Mahngesetz — die Rechtsgrundlagen finden sich im ABGB (§ 1333), im UGB (§§ 456-458) und im KSchG (§ 6 Abs. 1 Z 15). Üblich sind 0 bis 40 EUR pro Mahnstufe, wobei die Höhe angemessen sein muss. Hier erfährst du alles zu Höhe, Berechnung, Verzugszinsen und den rechtlichen Grenzen.
Was sind Mahnspesen?
Mahnspesen (auch Mahngebühren oder Mahnkosten genannt) sind Schadenersatz für den Aufwand, der dir durch das Mahnen eines säumigen Kunden entsteht. Dazu zählen:
- Porto- und Versandkosten — Briefversand per Post
- Druck- und Papierkosten — Ausdruck des Mahnschreibens
- Bearbeitungszeit — dein administrativer Aufwand
- Bankspesen — z. B. Kosten für die Zahlungsüberwachung
Rechtlich gesehen handelt es sich bei Mahnspesen um einen pauschalierten Schadenersatzanspruch gemäß § 1333 Abs. 2 ABGB. Der Gläubiger darf sich die tatsächlich entstandenen Betreibungskosten vom Schuldner ersetzen lassen — vorausgesetzt, diese sind zweckmäßig und angemessen.
Wichtig: Du darfst Mahnspesen erst verrechnen, wenn der Kunde tatsächlich in Verzug ist. Der Verzug tritt ein, wenn das Zahlungsziel überschritten ist und der Schuldner die Zahlung trotz Fälligkeit nicht geleistet hat (§ 1333 ABGB).
Wie hoch dürfen Mahnspesen in Österreich sein?
Es gibt in Österreich keinen gesetzlich fixierten Betrag für Mahnspesen. Die Höhe muss aber angemessen sein — das heißt, sie muss im Verhältnis zum tatsächlichen Aufwand stehen. In der Praxis haben sich folgende Richtwerte etabliert:
| Mahnstufe | Bezeichnung | Übliche Mahnspesen | Frist |
|---|---|---|---|
| Zahlungserinnerung | Höflicher Hinweis | 0 EUR (keine Spesen) | 7-14 Tage |
| 1. Mahnung | Erste formelle Mahnung | 5-10 EUR | 7-14 Tage |
| 2. Mahnung | Zweite Mahnung mit Nachdruck | 10-25 EUR | 7-10 Tage |
| 3. Mahnung (letzte Mahnung) | Androhung gerichtlicher Schritte | 20-40 EUR | 5-7 Tage |
Achtung bei Verbrauchern (B2C): Das Konsumentenschutzgesetz (KSchG) schützt Verbraucher vor überzogenen Mahnspesen. Nach § 6 Abs. 1 Z 15 KSchG dürfen Mahnspesen in AGB oder Verträgen nicht unangemessen hoch sein. Gerichte haben in der Vergangenheit Mahnspesen über 20 EUR pro Mahnung bei Verbrauchergeschäften als unangemessen eingestuft.
Im B2B-Bereich (Unternehmer an Unternehmer) gelten weniger strenge Grenzen. Hier steht dir zusätzlich ein Pauschalentschädigungsbetrag von 40 EUR zu (§ 458 UGB), und zwar unabhängig von den einzelnen Mahnstufen. Dieser Betrag wird auf weitergehende Betreibungskosten angerechnet.
Sind Mahnspesen rechtlich zulässig?
Ja — Mahnspesen sind in Österreich grundsätzlich zulässig. Die rechtliche Grundlage ergibt sich aus mehreren Gesetzen:
| Rechtsgrundlage | Regelung | Gilt für |
|---|---|---|
| § 1333 Abs. 2 ABGB | Gläubiger hat Anspruch auf Ersatz der Betreibungskosten (inkl. Mahnkosten) | Alle Geschäfte |
| § 1333 Abs. 3 ABGB | Betreibungskosten müssen zweckmäßig und angemessen sein | Alle Geschäfte |
| § 456 UGB | Verzugszinssatz B2B: 9,2 Prozentpunkte über Basiszinssatz | Nur B2B |
| § 458 UGB | Pauschalbetrag von 40 EUR bei Zahlungsverzug (EU-Zahlungsverzugsrichtlinie) | Nur B2B |
| § 6 Abs. 1 Z 15 KSchG | Mahnspesen dürfen bei Verbrauchern nicht unangemessen hoch sein | Nur B2C |
Voraussetzungen, damit du Mahnspesen verrechnen darfst:
- Fälligkeit — das Zahlungsziel auf der Rechnung muss überschritten sein
- Verzug — der Kunde hat trotz Fälligkeit nicht gezahlt
- Mahnung versendet — du hast den Kunden nachweislich gemahnt
- Angemessenheit — die Höhe der Mahnspesen steht im Verhältnis zum Aufwand
Empfehlung: Weise bereits auf deiner Rechnung oder in deinen AGB darauf hin, dass bei Zahlungsverzug Mahnspesen und Verzugszinsen anfallen. Das schafft Transparenz und stärkt deine rechtliche Position.
Wie berechnest du Verzugszinsen?
Neben Mahnspesen stehen dir ab dem ersten Tag des Verzugs auch Verzugszinsen zu. Die Höhe hängt davon ab, ob dein Kunde ein Unternehmer oder ein Verbraucher ist:
| Verzugszinsen | Zinssatz 2026 | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| B2B (Unternehmer an Unternehmer) | Basiszinssatz + 9,2 Prozentpunkte = 12,03 % p.a. | § 456 UGB |
| B2C (Unternehmer an Verbraucher) | 4 % p.a. (gesetzlich) | § 1333 Abs. 1 ABGB |
| Vertraglich vereinbart | Höher möglich, aber Wuchergrenze beachten | § 879 ABGB |
Basiszinssatz 2026: Der Basiszinssatz wird von der Österreichischen Nationalbank ( EXCÖNB ) halbjährlich angepasst und orientiert sich am EZB-Leitzins. Er liegt aktuell bei 2,83 % (Stand: 1. Halbjahr 2026).
Berechnungsbeispiel: Verzugszinsen B2B
Dein Geschäftskunde schuldet dir 5.000 EUR und ist seit 60 Tagen im Verzug:
- Zinssatz: 2,83 % (Basiszinssatz) + 9,2 % = 12,03 % p.a.
- Tagessatz: 12,03 % / 365 = 0,03295 % pro Tag
- Berechnung: 5.000 EUR x 0,03295 % x 60 Tage = 98,85 EUR Verzugszinsen
Berechnungsbeispiel: Verzugszinsen B2C
Ein Privatkunde schuldet dir 1.200 EUR und ist seit 45 Tagen im Verzug:
- Zinssatz: 4 % p.a. (gesetzlich, § 1333 ABGB)
- Tagessatz: 4 % / 365 = 0,01096 % pro Tag
- Berechnung: 1.200 EUR x 0,01096 % x 45 Tage = 5,92 EUR Verzugszinsen
Tipp: Verzugszinsen und Mahnspesen sind kumulativ — du darfst beides gleichzeitig verrechnen.
Wie sieht der richtige Mahnablauf aus?
Auch wenn es in Österreich keine gesetzliche Verpflichtung gibt, einen bestimmten Mahnrhythmus einzuhalten, hat sich in der Praxis ein bewährter Ablauf etabliert:
Mahnablauf bei einer Rechnung mit 30-Tage-Zahlungsziel
| Tag | Aktion | Mahnspesen | Inhalt |
|---|---|---|---|
| Tag 31-33 | Zahlungserinnerung | 0 EUR | Höflicher Hinweis, Nachfrist 7-14 Tage |
| Tag 40-45 | 1. Mahnung | 5-10 EUR | Formelle Mahnung, Hinweis auf Verzugszinsen, Nachfrist 7-14 Tage |
| Tag 55-60 | 2. Mahnung | 10-25 EUR | Nachdrücklich, Androhung rechtlicher Schritte, Nachfrist 7 Tage |
| Tag 65-70 | Letzte Mahnung | 20-40 EUR | Letzte Frist, Ankündigung Inkasso oder Mahnverfahren |
| Ab Tag 75 | Inkasso / Gericht | — | Übergabe an Inkassobüro oder Mahnklage beim Bezirksgericht |
Wichtig: Gesetzlich bist du nicht verpflichtet, mehrere Mahnstufen zu durchlaufen. Du kannst bereits am ersten Tag nach Ablauf des Zahlungsziels eine Mahnklage einbringen. Die drei bis vier Mahnstufen sind lediglich eine in Österreich übliche Geschäftspraxis — und oft sinnvoll, denn viele Kunden zahlen nach der ersten oder zweiten Mahnung.
Was passiert, wenn der Kunde nicht zahlt? Inkasso und Gericht
Wenn dein Kunde trotz aller Mahnungen nicht zahlt, hast du in Österreich zwei Möglichkeiten:
Option 1: Inkassobüro einschalten
Ein Inkassobüro übernimmt das außergerichtliche Eintreiben deiner Forderung. Die Kosten des Inkassos trägt grundsätzlich der Schuldner, sofern sie angemessen sind. In Österreich regelt die Verordnung des BMJ über die Höchstsätze der Inkassoinstituten gebührenden Vergütung (InkVergV) die zulässigen Inkassokosten:
- Mahnung durch Inkasso: ab ca. 15 EUR
- Zahlungsplan-Vereinbarung: nach Staffelung des Forderungsbetrags
- Gesamtkosten: je nach Forderungshöhe und Aufwand
Achtung (KSchG): Bei Verbrauchergeschäften darf der Schuldner nur mit angemessenen Inkassokosten belastet werden. Überzogene Inkassokosten können vom Gericht herabgesetzt werden.
Option 2: Gerichtliches Mahnverfahren
Beim gerichtlichen Mahnverfahren beantragst du beim Bezirksgericht einen Zahlungsbefehl. Vorteile:
- Schnell: Zahlungsbefehl oft innerhalb von 48 Stunden (bei Einbringung über ERV)
- Günstig: Gerichtsgebühren ab 26 EUR (Streitwert bis 150 EUR)
- Exekutionstitel: Rechtskräftiger Zahlungsbefehl ist vollstreckbar
- Bis 75.000 EUR: Mahnverfahren möglich (§ 244 ZPO)
Mahnspesen in der Buchhaltung: So verbuchst du sie richtig
Mahnspesen und Verzugszinsen müssen in deiner Buchhaltung korrekt erfasst werden:
- Eingenommene Mahnspesen: Sie sind umsatzsteuerpflichtig und werden als sonstige betriebliche Erträge verbucht
- Verzugszinsen (eingenommen): Ebenfalls ertragswirksam, aber umsatzsteuerfrei (echter Schadenersatz, § 1 Abs. 1 UStG)
- Bezahlte Mahnspesen: Als Betriebsausgabe absetzbar (z. B. Mahnspesen deiner Lieferanten)
Tipp: Mit einer Buchhaltungssoftware wie everbill werden Mahnspesen und Verzugszinsen automatisch korrekt verbucht und auf der Mahnung ausgewiesen. So vermeidest du Fehler und sparst Zeit — besonders bei der Umsatzsteuervoranmeldung über FinanzOnline.
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Häufige Fragen zu Mahnspesen in Österreich
Ab wann darf ich Mahnspesen verrechnen?
Du darfst Mahnspesen verrechnen, sobald dein Kunde in Verzug ist — also ab dem Tag nach Ablauf des Zahlungsziels. Die erste Zahlungserinnerung wird in der Regel noch ohne Mahnspesen verschickt. Ab der 1. formellen Mahnung sind Mahnspesen von 5 bis 10 EUR üblich und rechtlich zulässig.
Wie hoch dürfen Mahnspesen bei Privatkunden (B2C) sein?
Bei Verbrauchergeschäften greift das Konsumentenschutzgesetz (KSchG). Mahnspesen müssen angemessen sein und dürfen den tatsächlichen Aufwand nicht wesentlich übersteigen. Gerichte haben in der Vergangenheit Beträge über 20 EUR pro Mahnstufe bei Verbrauchern als überzogen eingestuft. Empfehlung: Maximal 5-15 EUR pro Mahnung bei B2C.
Was ist der Pauschalbetrag von 40 EUR nach dem UGB?
Gemäß § 458 UGB steht dir bei Zahlungsverzug eines anderen Unternehmers ein Pauschalentschädigungsbetrag von 40 EUR zu. Dieser gilt automatisch, ohne dass du ihn ausdrücklich vereinbaren musst. Der Betrag wird auf weitergehende Betreibungskosten (z. B. Anwaltskosten) angerechnet. Wichtig: Dieser Pauschalbetrag gilt nur im B2B-Bereich.
Muss ich Mahnspesen in meinen AGB ankündigen?
Gesetzlich ist eine Ankündigung nicht zwingend erforderlich, da Mahnspesen als Schadenersatz nach § 1333 ABGB auch ohne Vereinbarung zustehen. Allerdings empfiehlt es sich, Mahnspesen und deren Höhe in den AGB oder auf der Rechnung transparent auszuweisen. Das stärkt deine Position und vermeidet Diskussionen mit dem Kunden.
Sind Mahnspesen umsatzsteuerpflichtig?
Ja, Mahnspesen unterliegen grundsätzlich der Umsatzsteuer, da sie als Nebenleistung zur Hauptleistung gelten. Du musst also auf Mahnspesen 20 % USt aufschlagen (bei Regelbesteuerung). Verzugszinsen hingegen sind umsatzsteuerfrei, da sie als echter Schadenersatz gelten.
Wie hoch sind die Verzugszinsen 2026 in Österreich?
Zwischen Unternehmern (B2B) betragen die Verzugszinsen 9,2 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, aktuell rund 12,03 % p.a. (§ 456 UGB). Gegenüber Verbrauchern (B2C) gelten 4 % p.a. (§ 1333 ABGB). Höhere Zinsen können vertraglich vereinbart werden, dürfen aber nicht wucherisch sein.
Kann der Kunde Mahnspesen anfechten?
Ja. Wenn die Mahnspesen unangemessen hoch sind, kann der Kunde die Höhe gerichtlich anfechten lassen. Bei Verbrauchern prüft das Gericht besonders streng (KSchG). Im B2B-Bereich ist der Spielraum größer, aber auch hier müssen Mahnspesen im Verhältnis zum tatsächlichen Aufwand stehen.
Wie viele Mahnungen muss ich schicken, bevor ich klagen kann?
Gar keine. In Österreich gibt es keine gesetzliche Pflicht, vor einer Mahnklage Mahnungen zu verschicken. Du kannst bereits am ersten Tag nach Ablauf des Zahlungsziels beim Bezirksgericht einen Zahlungsbefehl beantragen. Die üblichen drei Mahnstufen sind lediglich Geschäftspraxis, keine rechtliche Voraussetzung.
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