Ein Online-ERP ist eine Unternehmenssoftware, die im Browser läuft statt auf deinem eigenen Server. Wartung, Updates und Sicherung übernimmt der Anbieter, du zahlst meist pro Nutzer und Monat. Für die 376.112 Ein-Personen-Unternehmen in Österreich (Stand Dezember 2025) ist ein volles ERP allerdings selten die richtige Antwort — eine Rechnungssoftware deckt den Pflichtteil ab.
Stand: August 2026. Quellen: WKO, RIS (UStG, BAO), USP.
Was ist ein Online-ERP?
ERP steht für Enterprise Resource Planning. Gemeint ist Software, die die Ressourcen eines Betriebs an einer Stelle bündelt: Aufträge, Einkauf, Lager, Personal, Finanzen. Online-ERP — oft auch Cloud-ERP oder webbasiertes ERP genannt — heißt schlicht: Diese Software steht nicht bei dir im Serverraum, sondern im Rechenzentrum des Anbieters. Du meldest dich im Browser an, so wie beim Online-Banking.
Der Unterschied zum klassischen, lokal installierten ERP betrifft weniger die Funktionen als das Betriebsmodell — und damit vor allem, wer für Ausfälle, Updates und Sicherungen geradesteht:
| Punkt | Online-ERP (Cloud) | Lokal installiertes ERP |
|---|---|---|
| Anschaffung | Monatliche Gebühr, meist pro Nutzer | Einmalige Lizenz plus Server-Hardware |
| Updates | Laufend durch den Anbieter | Selbst einspielen oder Dienstleister beauftragen |
| Zugriff | Überall mit Internet, auch am Handy | Meist nur im Firmennetz oder über VPN |
| Sicherung | Anbieter, vertraglich geregelt | Deine Verantwortung |
| Bei Internetausfall | Kein Zugriff | Weiterarbeiten im lokalen Netz möglich |
| Anpassbarkeit | Begrenzt auf das, was der Anbieter vorsieht | Sehr weitgehend, aber teuer |
| Datenhoheit | Vertragsfrage: Serverstandort und Export prüfen | Daten liegen im eigenen Haus |
Keine der beiden Spalten ist grundsätzlich besser. Ein Produktionsbetrieb mit eigener Fertigungsplanung entscheidet anders als eine Beraterin mit zwanzig Rechnungen im Monat.
Von der Rechnung bis zum Lager — entwickelt in Wien
everbill deckt genau die Bereiche ab, die ein österreichischer Klein- und Mittelbetrieb täglich braucht: Rechnungen, Angebote, Eingangsrechnungen und Belege, dazu Bestellungen, Lieferscheine, Projekte und Kostenstellen. Im Paket Warenwirtschaft kommen Lagerverwaltung, Seriennummern, Wareneingang und Warenausgang sowie die Inventurliste dazu. Bewusst nicht enthalten sind Fertigungsplanung und Lohnverrechnung.
Brauchst du als EPU oder Kleinbetrieb überhaupt ein ERP?
Laut Wirtschaftskammer Österreich gab es im Dezember 2025 genau 376.112 Ein-Personen-Unternehmen — allein in Wien 76.206. Wer allein Dienstleistungen verkauft, hat weder ein Lager zu disponieren noch Schichtpläne oder Stücklisten — die teuren Module eines großen ERP laufen dort leer mit. Sobald du aber physische Ware ein- und wieder verkaufst, dreht sich das Bild: dann ist die Lagerführung kein Beiwerk, sondern der Kern des Tagesgeschäfts.
Was ein österreichischer Kleinbetrieb dagegen tatsächlich erledigen muss, ist überschaubar — und gesetzlich klar umrissen:
| Aufgabe | Rechtsgrundlage | everbill | Klassisches ERP |
|---|---|---|---|
| Rechnungen mit allen Pflichtangaben | § 11 UStG | Ja | Ja |
| Kleinunternehmer-Hinweis bis 55.000 EUR brutto Jahresumsatz | § 6 Abs. 1 Z 27 UStG | Ja | Oft nur mit Anpassung |
| Registrierkasse ab 15.000 EUR Umsatz und 7.500 EUR Barumsatz | § 131b BAO | Ja, Registrierkasse integriert | Je nach Anbieter |
| Belege 7 Jahre aufbewahren | § 132 BAO | Ja | Ja |
| Daten an die Steuerberatung übergeben | — | Ja, per Export | Ja, per Export |
| Lagerverwaltung, Wareneingang, Inventur | — | Ja, im Paket Warenwirtschaft | Ja |
| Bestellungen, Lieferscheine, Projekte | — | Ja | Ja |
| Fertigungsplanung, Stücklisten, Lohnverrechnung | — | Nein | Ja |
Die Faustregel: Solange sich deine Fragen um Rechnungen, Belege und den Jahresabschluss drehen, brauchst du keine Ressourcenplanung — ein Rechnungsprogramm reicht. Sobald du Material einkaufst, das du erst später verkaufst, brauchst du eine Lagerführung: Wie viel liegt da, was ist unter dem Mindestbestand, was wurde wann entnommen. Genau dafür gibt es bei everbill das Paket Warenwirtschaft mit Lagerverwaltung, Seriennummern und Inventurliste. Erst wenn zusätzlich Fertigung geplant oder Personal disponiert werden muss, wird ein großes ERP zum Thema.
Worauf musst du bei einem Online-ERP in Österreich achten?
Viele ERP-Systeme kommen aus Deutschland oder den USA. Was dort selbstverständlich ist, passt nicht automatisch auf österreichisches Recht. Fünf Punkte, die du vor der Unterschrift klären solltest:
- Österreichische Steuersätze: 20 Prozent Normalsatz, 13 und 10 Prozent ermäßigt. Ein System, das nur deutsche Sätze kennt, erzeugt fehlerhafte Rechnungen.
- Registrierkasse: Nimmst du Bargeld, greift ab 15.000 EUR Umsatz und 7.500 EUR Barumsatz die Registrierkassenpflicht. Frag konkret nach, ob der Anbieter RKSV-konform arbeitet — nicht nur, ob er eine Kassenfunktion hat.
- Export für die Steuerberatung: Österreichische Kanzleien arbeiten überwiegend mit BMD oder RZL. Ohne passenden Export tippt jemand deine Daten ein zweites Mal ab. In everbill sind die Schnittstellen zu BMD und RZL enthalten.
- Serverstandort und DSGVO: Lass dir schriftlich geben, wo die Daten liegen und wer sie verarbeitet. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag gehört zum Standard, nicht zur Sonderleistung.
- Ausstieg: Kläre vor dem Einstieg, wie du wieder herauskommst. Bekommst du deine Rechnungen und Belege in einem lesbaren Format zurück, oder nur eine Datenbank, die niemand außer dem Anbieter öffnen kann?
Der letzte Punkt wird am häufigsten übersehen und ist der teuerste. Die Aufbewahrungspflicht nach § 132 BAO läuft sieben Jahre — dein Vertrag mit dem Anbieter läuft womöglich nur ein Jahr. Was dazwischen passiert, musst du selbst regeln.
Wie sicher sind deine Daten in der Cloud?
Die ehrliche Antwort: meist sicherer als auf dem Rechner unter deinem Schreibtisch. Ein Rechenzentrum hat unterbrechungsfreie Stromversorgung, gespiegelte Festplatten und ein Sicherungskonzept — Dinge, die im Einzelbüro selten vollständig vorhanden sind. Ein verlorener Laptop kostet dich mit einem Online-ERP kein einziges Dokument.
Das Risiko verschiebt sich aber, es verschwindet nicht. Du gibst die Kontrolle ab und bist auf zwei Dinge angewiesen: dass der Anbieter existiert und dass er dich wieder gehen lässt. Deshalb gilt für kleine Betriebe dieselbe Regel wie für große — regelmäßig einen eigenen Export ziehen und außerhalb des Systems ablegen. Wie die laufende Erfassung dann in der Kanzlei ankommt, steht ausführlich unter vorbereitende Buchhaltung.
Was kostet ein Online-ERP?
Ein seriöser Preisvergleich ist schwer, weil fast alle Anbieter nach Modulen und Nutzern abrechnen. Rechne deshalb nicht mit dem Monatspreis, sondern mit diesen vier Posten:
- Laufende Gebühr pro Nutzer und Monat — der einzige Posten, der auf der Website steht.
- Einrichtung: Stammdaten, Nummernkreise, Vorlagen. Bei ERP-Systemen üblicherweise ein Projekt, keine Nachmittagsaufgabe.
- Datenübernahme aus dem Altsystem oder aus Excel.
- Schulung für alle, die damit arbeiten sollen.
Bei einem Ein-Personen-Betrieb übersteigen die Posten zwei bis vier häufig die Jahresgebühr. Genau deshalb lohnt die Frage aus dem zweiten Abschnitt vor jeder Preisrecherche: Brauchst du wirklich eine volle Ressourcenplanung, oder brauchst du saubere Rechnungen und eine verlässliche Lagerführung?
Bei everbill stehen die Zahlen offen auf der Preisseite: Wer nur Rechnungen und Belege braucht, startet im Paket Buchhaltung ab 25,90 Euro im Monat. Wer physische Ware ein- und verkauft, nimmt das Paket Warenwirtschaft für 59,90 Euro im Monat — darin enthalten sind Lagerverwaltung, Seriennummernverwaltung, Wareneingänge, Warenausgänge, Lieferanten- und Artikelzuordnung sowie die Inventurliste, dazu Bestellungen, Projekte und Kostenstellen. Bei Abrechnung über zwei Jahre halbiert sich der Monatspreis. Alle Preise netto, ohne Einrichtungsgebühr und ohne Pflichtschulung.
Erst rechnen, dann entscheiden
Teste 14 Tage lang, ob dir Rechnungen, Angebote und Belegerfassung reichen — und ob du die Lagerführung dazu brauchst. Mit Export für BMD und RZL bekommt deine Steuerberatung die Daten im gewohnten Format.
Häufige Fragen zu Online-ERP
Was ist der Unterschied zwischen Online-ERP und Cloud-ERP?
Keiner. Online-ERP, Cloud-ERP und webbasiertes ERP meinen dasselbe: Die Software läuft im Rechenzentrum des Anbieters, du greifst über den Browser zu. Der Gegenbegriff heißt On-Premise oder lokales ERP — dort steht die Software auf deinem eigenen Server.
Braucht ein Ein-Personen-Unternehmen ein ERP-System?
In den meisten Fällen nicht. Ein ERP plant Ressourcen: Material, Lager, Personal, Fertigung. Wer allein arbeitet und Dienstleistungen verkauft, hat davon nichts einzuteilen. Gebraucht werden dort Rechnungen, Belegerfassung und ein sauberer Export für die Steuerberatung.
Ab wann lohnt sich der Umstieg auf ein ERP?
Ein brauchbarer Auslöser: wenn du Waren einkaufst, die du erst später verkaufst, oder wenn mehrere Personen unabhängig voneinander disponieren. Solange Rechnungen und Belege der Kern deiner Verwaltung sind, ist ein ERP überdimensioniert.
Ist ein Online-ERP DSGVO-konform?
Das hängt vom Anbieter ab, nicht von der Technik. Lass dir schriftlich bestätigen, wo die Daten gespeichert werden und wer als Auftragsverarbeiter tätig ist, und schließe einen Auftragsverarbeitungsvertrag ab. Ohne diesen Vertrag trägst du das Risiko selbst.
Erfüllt ein Online-ERP die Registrierkassenpflicht?
Nur wenn der Anbieter das ausdrücklich zusichert. Die Pflicht greift nach § 131b BAO ab 15.000 EUR Jahresumsatz und gleichzeitig 7.500 EUR Barumsatz. Beide Grenzen müssen überschritten sein. Frag konkret nach RKSV-Konformität, nicht nur nach einer Kassenfunktion.
Wie lange muss ich meine Daten aufbewahren?
Sieben Jahre, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist (§ 132 BAO). Diese Frist läuft unabhängig von deinem Softwarevertrag weiter — plane den Datenexport deshalb von Anfang an mit ein.
Was passiert mit meinen Daten bei einem Anbieterwechsel?
Das regelt allein dein Vertrag. Achte darauf, dass du Rechnungen und Belege in einem offenen Format zurückbekommst, etwa PDF für Belege und CSV oder Excel für Listen. Ein Export, den nur der Anbieter selbst lesen kann, ist für einen Wechsel wertlos.
Ist everbill ein ERP-System?
Zu einem großen Teil ja — und der Rest ist bewusst weggelassen. everbill deckt den kaufmännischen Kern ab: Rechnungen, Angebote, Eingangsrechnungen, Belege, Kunden- und Artikelverwaltung, Bestellungen, Lieferscheine, Projekte und Kostenstellen sowie Exportschnittstellen zu BMD und RZL. Im Paket Warenwirtschaft kommen Lagerverwaltung, Seriennummern, Wareneingang und Warenausgang sowie eine Inventurliste dazu. Nicht enthalten sind Fertigungsplanung, Stücklisten und Lohnverrechnung — wer die zwingend braucht, braucht ein großes ERP.
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