Kunde vergisst zu zahlen: Was tun? (Österreich 2026)

Wenn ein Kunde vergisst zu zahlen, schickst du zuerst eine freundliche Zahlungserinnerung — noch keine offizielle Mahnung. Warte dafür 3-7 Tage nach Fälligkeit, bevor du reagierst: Oft ist es wirklich nur Vergesslichkeit, keine Zahlungsunwilligkeit. Bleibt die Zahlung danach aus, folgt der reguläre 3-stufige Mahnprozess mit klaren Fristen.

Zahlungserinnerung vs. Mahnung: Wo ist der Unterschied?

	Zahlungserinnerung	Mahnung
Ton	Freundlich, geht von Versehen aus	Formell, fordert zur Zahlung auf
Zeitpunkt	3-7 Tage nach Fälligkeit	Ab 10-14 Tagen nach Fälligkeit
Rechtsfolge	Keine — reiner Höflichkeitsschritt	Setzt den Verzug rechtlich fest, kann Mahnspesen auslösen
Verzugszinsen	Laufen im B2B-Bereich unabhängig von der Erinnerung automatisch ab Fälligkeit (§ 456 UGB)	Verzugszinsen laufen weiter, zusätzlich Mahnspesen möglich

Wichtig: Im B2B-Geschäft tritt Zahlungsverzug automatisch ein, sobald das Zahlungsziel überschritten ist — unabhängig davon, ob du eine Erinnerung oder Mahnung verschickst. Details zu den gesetzlichen Fristen findest du in unserem Artikel zu Mahnfristen in Österreich.

Was tun, wenn der Kunde vergisst zu zahlen? 4 Schritte

Schritt	Wann	Was du tust
1. Freundliche Erinnerung	3-7 Tage nach Fälligkeit	Kurze E-Mail oder Anruf — „Ist dir die Rechnung untergegangen?“
2. Erste Mahnung	10-14 Tage nach Fälligkeit	Schriftlich, mit neuer Zahlungsfrist (7-10 Tage)
3. Zweite Mahnung	21-28 Tage nach Fälligkeit	Deutlicher Ton, Hinweis auf mögliche weitere Schritte
4. Rechtliche Schritte	Nach erfolgloser 2. Mahnung	Inkassobüro oder gerichtliches Mahnverfahren

Die vollständige Anleitung für Schritt 4 — inklusive Kosten und Ablauf beim gerichtlichen Mahnverfahren — findest du in unserem Artikel Mahnverfahren einleiten: Ablauf, Kosten & Fristen.

Wie formulierst du eine freundliche Zahlungserinnerung?

Der Ton entscheidet, ob die Kundenbeziehung intakt bleibt. Eine gute Zahlungserinnerung:

• Geht davon aus, dass die Rechnung übersehen wurde — nicht bewusst ignoriert
• Nennt Rechnungsnummer, Betrag und Fälligkeitsdatum zur schnellen Zuordnung
• Bietet einen direkten Zahlungslink oder die Bankdaten erneut an
• Hat einen klaren, aber nicht drohenden Betreff, z. B. „Kurze Erinnerung: Rechnung #2026-045“

Textbeispiel: „Hallo [Name], vermutlich ist dir die Rechnung #[Nummer] vom [Datum] über [Betrag] EUR einfach durchgerutscht — das passiert. Falls die Zahlung schon unterwegs ist, ignoriere diese Nachricht einfach. Andernfalls freue ich mich über den Ausgleich bis [Datum]. Bei Fragen melde dich gerne! Viele Grüße, [Name]“

Was gehört in eine offizielle Mahnung?

Sobald die freundliche Erinnerung nichts bringt, wird die Mahnung formeller. Pflichtangaben:

Angabe	Beispiel
Name und Anschrift beider Parteien	Aussteller + Schuldner
Rechnungs- und Mahnungsnummer	Bezug auf die ursprüngliche Rechnung
Kennzeichnung der Mahnstufe	„1. Mahnung“, „2. Mahnung“
Neue Zahlungsfrist	Konkretes Datum, keine vage Angabe
Kontodaten	Für die erneute Überweisung

Eine fertige Vorlage für alle drei Mahnstufen findest du in unserem Mahnfristen-Artikel — dort auch mit den aktuellen Verzugszinsen für 2026.

Häufige Fehler im Umgang mit säumigen Kunden

• Zu lange warten: Wer erst nach Wochen reagiert, wirkt selbst unprofessionell und riskiert Liquiditätsprobleme.
• Zu aggressiv starten: Die erste Erinnerung sollte freundlich bleiben — das schützt die Kundenbeziehung, falls es wirklich nur Vergesslichkeit war.
• Keine klaren Fristen setzen: „Bitte bald bezahlen“ ist keine Frist. Nenne immer ein konkretes Datum.
• Mahnspesen falsch berechnen: Diese müssen angemessen sein und die tatsächlichen Kosten widerspiegeln, sonst sind sie rechtlich angreifbar.

Häufige Fragen: Kunde vergisst zu zahlen

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Wie lange soll ich warten, bevor ich einen Kunden an eine Rechnung erinnere?

3 bis 7 Tage nach dem Fälligkeitsdatum sind ein guter Richtwert für eine freundliche Erinnerung. Bei wiederkehrenden Kunden mit guter Zahlungshistorie kannst du auch etwas länger warten.

Ist eine Zahlungserinnerung dasselbe wie eine Mahnung?

Nein. Eine Zahlungserinnerung ist ein freundlicher, unverbindlicher Hinweis ohne rechtliche Wirkung. Eine Mahnung ist ein formeller Schritt, der auf den bereits eingetretenen Zahlungsverzug hinweist und Mahnspesen auslösen kann.

Darf ich für eine Zahlungserinnerung Kosten verrechnen?

Für die erste freundliche Erinnerung in der Regel nicht. Mahnspesen sind erst ab der ersten offiziellen Mahnung üblich und müssen angemessen sein — sie dürfen nur die tatsächlichen Mehrkosten abdecken.

Was mache ich, wenn der Kunde auch nach mehreren Mahnungen nicht zahlt?

Nach der zweiten erfolglosen Mahnung kannst du ein Inkassobüro beauftragen oder das gerichtliche Mahnverfahren einleiten. Details zu Ablauf und Kosten findest du in unserem Artikel zum Mahnverfahren.

Laufen Verzugszinsen auch ohne Mahnung?

Im B2B-Bereich ja — nach § 456 UGB tritt Verzug automatisch mit Überschreiten des Zahlungsziels ein, unabhängig davon, ob eine Mahnung verschickt wurde. Im B2C-Bereich gelten teils andere Regeln.

Weiterführende Artikel

• Mahnfristen Österreich 2026: Gesetzliche Regelung + Vorlage
• Mahnverfahren einleiten 2026: Ablauf, Kosten & Fristen
• Rechnung verloren? So forderst du eine Kopie an

Stand: Juli 2026. Quellen: UGB, RIS.