Ein Eigenbeleg ist ein selbst erstellter Ersatzbeleg für eine betriebliche Ausgabe, für die kein Originalbeleg vorliegt. Du brauchst ihn, wenn eine Rechnung oder Quittung verloren ging oder – wie bei Trinkgeld oder Parkgebühr – gar nicht erst ausgestellt wurde. Wichtig für Österreich 2026: Ein Eigenbeleg hält die Ausgabe für das Finanzamt nachvollziehbar fest, ist aber die Ausnahme – und ein Vorsteuerabzug ist damit nicht möglich. Die fertige Eigenbeleg-Vorlage findest du gleich hier als Gratis-Download.
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Eigenbeleg-Vorlage herunterladen (Word) ↓Wie erstellst du einen Eigenbeleg?
Einen Eigenbeleg schreibst du selbst – am schnellsten mit der Vorlage oben. Damit ihn das Finanzamt anerkennt, muss er nachvollziehbar zeigen, was gekauft wurde, wann, bei wem und warum kein Originalbeleg vorhanden ist. Diese Angaben gehören auf jeden vollständigen Eigenbeleg:
| Pflichtangabe | Was gehört rein |
|---|---|
| Zahlungsempfänger | Bei wem wurde eingekauft – Name und, wenn bekannt, Anschrift bzw. Rechtsform. |
| Art der Ausgabe | Was wurde gekauft: genaue Bezeichnung und Menge. |
| Datum des Kaufs | Tag der Ausgabe – im Zweifel möglichst genau schätzen. |
| Betrag | Bruttopreis je Stück und Gesamtsumme; Preis wenn möglich belegen (z. B. über eine Preisliste). |
| Grund für den Eigenbeleg | Warum fehlt der Originalbeleg – z. B. Verlust, kein Beleg erhalten, Trinkgeld. |
| Datum & Unterschrift | Ausstellungsdatum und deine eigene Unterschrift. |
Wann darfst du einen Eigenbeleg ausstellen?
Im Steuerrecht gilt der Grundsatz „keine Buchung ohne Beleg“ – jede betriebliche Ausgabe muss belegt sein. Fehlt der Originalbeleg, springt der Eigenbeleg als Notlösung ein und erklärt dem Finanzamt die Buchung. Ein paar typische Fälle, in denen gar kein Beleg entsteht:
- Trinkgelder
- Park- und Automatengebühren, Münz-Kopierer
- Porto und kleine Barausgaben
- Privateinlagen und Privatentnahmen
- verlorene oder unlesbar gewordene Rechnungen
Der Eigenbeleg sollte aber die Ausnahme bleiben. Lässt sich der Originalbeleg noch beschaffen (z. B. eine Zweitschrift beim Händler), geht das immer vor.
Vorsteuerabzug beim Eigenbeleg
Ein Vorsteuerabzug ist bei einem Eigenbeleg nicht möglich. Dafür braucht es eine ordnungsgemäße Rechnung mit allen Pflichtangaben nach § 11 UStG. Der Eigenbeleg sichert dir also die Ausgabe als Betriebsausgabe, nicht aber die Umsatzsteuer zurück.
Gibt es eine Betragsgrenze für Eigenbelege?
Eine gesetzliche Obergrenze für Eigenbelege gibt es nicht. In der Praxis werden kleinere Beträge meist ohne weitere Rückfragen anerkannt. Je höher der Betrag, desto genauer schaut das Finanzamt auf die Plausibilität. Faustregel: Bei größeren Ausgaben lieber zusätzlich dokumentieren – etwa mit Preisliste, Foto oder Zahlungsnachweis am Konto.
Eigenbeleg, Kleinbetragsrechnung oder Rechnung – was ist der Unterschied?
| Beleg | Wer stellt aus | Vorsteuerabzug | Typischer Einsatz |
|---|---|---|---|
| Eigenbeleg | du selbst | nein | Beleg fehlt/verloren, Trinkgeld, Automat |
| Kleinbetragsrechnung (bis 400 € brutto, § 11 Abs 6 UStG) | der Verkäufer | ja | kleine Bareinkäufe mit Beleg |
| Vollständige Rechnung | der Verkäufer | ja | alle übrigen Geschäftsfälle |
Wie lange musst du Eigenbelege aufbewahren?
Eigenbelege unterliegen der allgemeinen Aufbewahrungspflicht von 7 Jahren nach § 132 BAO. Die Frist läuft ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Bewahre sie gemeinsam mit deinen übrigen Buchhaltungsunterlagen auf.
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Häufige Fragen zum Eigenbeleg
Was ist ein Eigenbeleg?
Ein Eigenbeleg ist ein Ersatzbeleg, den du selbst ausstellst, wenn für eine betriebliche Ausgabe kein Originalbeleg vorhanden ist. Er folgt dem Grundsatz „keine Buchung ohne Beleg“ und hält die Ausgabe nachvollziehbar fest.
Wann darf ich einen Eigenbeleg ausstellen?
Immer dann, wenn ein Originalbeleg fehlt oder verloren gegangen ist – zum Beispiel bei Trinkgeld, Parkgebühren, Porto oder kleinen Barausgaben. Der Grund für den fehlenden Beleg gehört auf den Eigenbeleg.
Welche Angaben muss ein Eigenbeleg enthalten?
Zahlungsempfänger, Art der Ausgabe, Datum des Kaufs, Betrag, den Grund für den fehlenden Originalbeleg und deine Unterschrift. Erst damit ist der Eigenbeleg vollständig.
Kann ich beim Eigenbeleg die Vorsteuer abziehen?
Nein. Ein Vorsteuerabzug ist nur mit einer ordnungsgemäßen Rechnung nach § 11 UStG möglich. Der Eigenbeleg sichert dir die Ausgabe als Betriebsausgabe, nicht aber die Umsatzsteuer.
Gibt es eine Betragsgrenze für Eigenbelege?
Eine gesetzliche Obergrenze gibt es nicht. Kleinere Beträge werden meist ohne weitere Prüfung anerkannt. Bei höheren Beträgen prüft das Finanzamt die Plausibilität der Ausgabe genauer – dann hilft zusätzliche Dokumentation.
Wie lange muss ich Eigenbelege aufbewahren?
Wie alle Buchhaltungsunterlagen 7 Jahre (§ 132 BAO), gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist.
Stand: Juli 2026. Quellen: BMF, WKO, RIS (§ 11 UStG, § 132 BAO).
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