Wer sich mit dem Wandel der Geschäftswelt auseinandersetzt, kommt am Thema Digitalisierung schon lange nicht mehr vorbei. Trotzdem haben viele Unternehmen, die dem Mittelstand angehören, hier noch dringenden Handlungsbedarf.
Die große Herausforderung ist es, analoge Prozesse nach und nach zu digitalisieren, ohne den Überblick zu verlieren bzw. die zur Verfügung stehenden Ressourcen zu überfordern.
Mittlerweile setzen viele Betriebe hier auf All-in-One-Lösungen, die dabei helfen können, die Digitalisierung voranzutreiben. In den folgenden Abschnitte liest du, welche Vorteile All-in-One-Lösungen bieten und welche Herausforderungen mit ihnen verbunden sind.
Digitalisierungstrend: Was ist eine All-in-One-Lösung?
Bei einer All-in-One Business Software handelt es sich um eine Lösung, die dazu in der Lage ist, mehrere Geschäftsprozesse zu vereinen, wie zum Beispiel:
- CRM (Customer Relationship Management)
- ERP (Enterprise Resource Planning)
- Projektmanagement
- Buchhaltung
- Zeiterfassung
Die Nutzer arbeiten mit einem zentralen System und müssen zur Bearbeitung der einzelnen Bereiche nicht mehr zwischen unterschiedlichen Tools wechseln und/ oder wichtige Daten manuell übertragen.
Welche Vorteile bieten All-in-One-Lösungen für den Mittelstand?
Die wichtigsten Vorteile von All-in-One-Lösungen:
Effizienteres Arbeiten
Ein zentrales System erleichtert die Automatisierung von Routineprozessen und sorgt dafür, dass einzelne Abteilungen besser zusammenarbeiten können. Zudem stehen Informationen schneller zur Verfügung.
Transparentere Datenlage
Verantwortliche, die Entscheidungen treffen müssen, sollten sich auf fundierte Daten verlassen können. All-In-Lösungen ermöglichen den Zugriff auf solche Daten, die genau zeigen, welchen Faktoren im Hinblick auf einzelne Projekte und/ oder das „große Ganze“ Aufmerksamkeit geschenkt werden sollte.
Skalierbarkeit
Nicht nur die Digitalisierung, sondern auch Unternehmen befinden sich in einem kontinuierlichen Wandel. Daher sind All-in-One-Lösungen meistens cloudbasiert und lassen sich so ganz flexibel – je nach Bedarf – erweitern. Vor allem im Zusammenhang mit Start-ups, deren finale Größe zu Beginn vielleicht noch nicht absehbar ist, handelt es sich hierbei um einen klaren Vorteil. Denn: Das System wächst mit.
Gutes Preis-Leistungsverhältnis
Die Einführung einer digitalen All-in-One-Lösung kostet natürlich Geld. Gleichzeitig hilft sie auch dabei, Kosten zu sparen. Unter anderem deswegen, weil sie die Kommunikation zwischen den einzelnen Abteilungen erleichtert, der Wartungsaufwand in der Regel gering ist und weil das System – nach einer entsprechenden Einarbeitung – meist selbsterklärend ist.
Vereinfachte Einhaltung der geltenden Sicherheitsvorschriften
Mit einem optimierten und zentral verwalteten System fällt es oft leichter, die gegebenen Datenschutzrichtlinien, wie zum Beispiel die DSGVO, und die festgelegten Sicherheitsstandards einzuhalten, um Cyber Security zu gewährleisten.
Welchen Herausforderungen begegnen KMU im Hinblick auf Digitalisierung?
Auch wenn die Digitalisierung viele Vorteile bietet, ist sie auch mit vielen Herausforderungen verbunden. Zum Beispiel ist es wichtig, zu beachten, dass die Integration der verschiedenen Systeme Zeit in Anspruch nimmt.
Was den Prozess erleichtert, ist eine klare Digitalisierungsstrategie, die alle betroffenen Mitarbeiter*innen miteinbindet. Ziel sollte es sein, sicherzustellen, dass jeder weiß, was zu tun ist und wen er oder sie bei Fragen konsultieren kann – egal, ob im Zusammenhang mit regelmäßigen Schulungen oder zum Beispiel beim Onboarding von Remote Mitarbeitern.
Auch sollte im Hinterkopf behalten werden, dass der Wechsel zu vorwiegend digitalen Maßnahmen in der Regel schrittweise erfolgt und so flexibel gestaltet werden sollte, dass er jederzeit – zum Beispiel im Hinblick auf eine gesteigerte Effizienz – angepasst werden kann.
Fazit: All-in-One-Lösungen als strategisches Instrument
Verantwortliche in mittelständischen Unternehmen, die wettbewerbsfähig bleiben und sich als beliebter Arbeitgeber positionieren wollen, werden von modernen All-in-One-Lösungen profitieren. Diese können als strategische Instrumente betrachtet werden, die dabei helfen, Projekte zukunftssicher zu realisieren und Ziele zu erreichen.
Auch ist es mit einer solcher Software oft möglich, dem vorherrschenden Fachkräftemangel ein Stück weit entgegenzuwirken. Daher gilt: Diejenigen, die sich dafür entscheiden, investieren nicht nur in „irgendeine Software-Lösung“, sondern letztendlich auch in die Resilienz ihres Unternehmens.
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