Sind Sie pünktlich oder gönnen Sie sich die akademische Viertelstunde? Tracken Sie die Arbeitszeit? Arbeiten Sie punktuell Ziele ab und halten Sie Deadlines ein? Wenn die eine oder andere Frage mit Nein beantwortet wird, gibt es wohl Bedarf, die Ressource Zeit gewinnbringender zu nutzen. Folgender Artikel zeigt wie, und frischt Ihr Wissen rund um den Faktor Zeit auf.
Lesen Sie hier:
- Der Zeit einen Schritt voraus sein
- Die richtige Attitüde, um Zeit zu gewinnen
- Gängiges Zeitmanagement im Wandel
Der Zeit einen Schritt voraus sein
1. Ziele und Prioritäten definieren
Bevor Sie an die Arbeit gehen, prüfen Sie regelmäßig, ob die Tätigkeiten auch Ihrer Mission bzw. Unternehmenszielen gerecht werden. Das klingt logisch, allerdings bringen uns Ablenkungen oder falsche Eingebungen oft unbewusst auf den falschen Weg und wir vergeuden viel wertvolle Zeit.
Techniken wie die ABC-Analyse oder dem Eisenhower-Prinzip helfen, Struktur und Ordnung in sein Tun zu bringen, damit man sich nicht verzettelt.
2. Tagesplan organisieren
Bei meiner Recherche zum Thema war der geplante Tagesablauf Nummer eins, wenn es um ein besseres Zeitmanagement geht: Setzen Sie sich in der Früh hin und gehen Sie Ihre Aufgaben durch. Was steht heute am Plan? Welches Telefonat ist fällig? Ablenkungen und sinnlose Zeitvertreibe (Stichwort Facebook und Cohorten) werden dadurch ausgemerzt. Dazu gilt die Faustregel: Was weniger als 10 Minuten in Anspruch nimmt, gehört sofort erledigt.
3. Definieren Sie ein Zeitlimit für die geplanten ToDos
Die E-Mails werden von 8 bis 8 Uhr 30 beantwortet, danach wird Projekt XY erledigt. Der Tages-Zeitplan umgeht, dass man seine Tätigkeiten unnötig in die Länge zieht, oder zwischendurch Zeit totschlägt. Legen Sie auch bewusste Pausen zwischen den Tätigkeiten ein.
4. Nutzen Sie einen Kalender
Der Kalender ist die tragende Säule, um sein Business zu organisieren. Ich verwende den Google Kalender, dessen Termine sich ideal mit dem Smartphone, Tablet usw. synchronisieren und anderen Nutzern teilen lassen – auch von unterwegs. Die Erinnerungsfunktion lässt dazu kein Ereignis mehr unter den Tisch fallen.
5. On the top: Der Organizer
Der Organizer glänzt auf der Meta-Ebene über dem Kalender. Was sind die Jahresziele? Die Monatsziele? Die Wochen- und Tagesziele? Perfekt zugeschnitten ist hier die App BusinessCalendar 2, die diese Ziele (Jahr, Monat, Woche, Tag, Agenda, Aufgaben, Erinnerungen) verwaltet.
6. Zeit tracken
Zeichnen Sie ihre Arbeitszeit je nach Tätigkeit auf. Es lichtet sich Dank der Statistik wo wieviel Zeit investiert wurde und Zeitfresser können somit identifiziert werden. Dazu freut sich der Kunde über transparente Berichte. Unser kostenloses Tool eputime steht Ihnen hier gerne zu Diensten.
Die richtige Attitüde, um Zeit zu gewinnen
7. Aufgaben fertigstellen
Halbfertige ToDos mitzuschleppen ist mühsam: Man muss ich erneut in die Thematik einlesen und das To-Do-Listen Dilemma beginnt – sie wächst und wächst und man fühlt sich ihrer ohnmächtig. Falls das nicht gelingt (Stichwort: innerer Schweinehund) hilft die Salami– oder die Pomodorotechnik.
8. Auf seinen Biorhythmus hören
Manche sind vormittags ultra-produktiv während andere noch schlafen, die dafür aber abends voller Energie- und Tatendrang sprühen. Wann ist ihr Körper und Geist auf dem Zenit? Arbeiten Sie dann, wenn Sie auf dem Peak der Leistungskurve sind.
9. Störfaktoren verbannen
Bei Tätigkeiten, die die volle Konzentration fordern, empfiehlt es sich das Handy auszuschalten und ein mal für ein paar Stunden unerreichbar zu sein. Auch Dinge, die einen stören wie dreckiges Geschirr am Schreibtisch, sollten aus dem Blickfeld verschwinden, damit nur Sie und Ihr ToDo in der Arena stehen.
10. Nein sagen und delegieren
Der Kunde kommt ein halbes Jahr nach erbrachter Leistung zu Ihnen und möchte noch eine Veränderung? Ihr Geschäftspartner hat eine tolle Eingebung und möchte sie heute schon umsetzen? Wägen Sie diese Extra-Würstel mit den Meta-Zielen und Aufgaben ab, und sagen Sie Nein, wenn die Aktionen in einer Sackgasse zu münden scheinen. Sie können andernfalls einen Kollegen oder Freelancer hinzuziehen, damit Sie entlastet werden und der Kunde bzw. Kollege sich weiterhin gut betreut fühlt.
11. Multitasking abservieren
Multitasking ist längst nicht mehr positiv konnotiert: Denn durch die Vielzahl unterschiedlicher Gedanken verliert man einfach den Fokus. Aufgaben werden folglich halbherzig erledigt. Das früher viel gerühmte Multitasking muss jetzt dem Single-Tasking weichen. Auch eine Studie belegt dieses: Der Leistungs- und Konzentrationsverlust ist erheblich.
Das gängige Zeitmanagement-Mantra bröckelt
Vor allem Wissensarbeiter und Kreative sind, laut Maura Thomas, mit dem gängigen Zeitmanagement schlecht bedient. Laut dem Artikel des Harvard Business Review steht deshalb ein Paradimgenwechsel an: Weg von der starren, sich häufenden ToDo-Listen hin zu Aufmerksamkeitsmanagement und Workflow-Management.
ToDo-Liste oder doch das großzügigere Aufmerksamkeitsmanagement? Ich denke, das ist Typ- und Branchen-Sache. Manche brauchen einfach mehr Struktur und Ordnung, damit man Termine einhält und sich nicht in Einzelheiten verliert, andere kriegen das auch ohne Kalender und Zeitmanagment-Apps hin. Ich gehöre zweifellos zur ersten Kategorie: Was nicht im Kalender steht, gibt es bei mir nicht, zu schnell lasse ich mich ablenken. Wie sieht es bei Ihnen aus? Ich freue mich über Ihre Tipps in Form eines Kommentars.
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