Ab 2020 kommt der Manipulationsschutz der Registrierkassen in Deutschland. Ab dem 1. Januar 2020 müssen elektronische Aufzeichnungssysteme in Deutschland über eine einheitliche Schnittstelle verfügen. In diesem Artikel wollen wir die wichtigsten Infos liefern.
Die Kassensicherungsverordnung Deutschland im Überblick
Die Aufgaben an ein ordnungsmäßiges Registrierkassensystem sind schnell zusammengefasst.
Aus der Sicht des Unternehmers geht es um…
- Erfassung von Einnahmen
- Kontrolle von Mitarbeitern
- Betriebswirtschaftliche Aspekte
Aus der Sicht der Finanzverwaltung geht es um…
- Vollständige Dokumentation aller Einnahmen
- und die Belegsicherung
Soweit so gut. Nun aber kommen neue Herausforderungen auf Unternehmer in Deutschland zu. Denn mit der 2020 in Kraft tretenden Kassensicherungsverordnung werden gleichzeitig Bestimmungen der technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme im Geschäftsverkehr (Kassensicherungsverordnung – KassenSichV) schlagend.
Die Kassensicherungsverordnung in Deutschland und ihre Folgen
Fest steht: Die Kassensicherungsverordnung hat weitreichende Folgen für so ziemlich jedes Handelsunternehmen in Deutschland. Durch die neuen Bestimmungen müssen alle Kassensysteme bis zum 1.1.2020 aktualisiert worden sein. Dieses Update umfasst sowohl Hardware- als auch Software-Lösungen.
Viele deutsche Unternehmen haben große Probleme, ihre Systeme dieses Jahr an die neuen Bestimmungen der KassenSichV anzupassen und diese an deren Kunden auszurollen. Denn das kostet Zeit und Geld.
Die KassenSichV im Schnelldurchlauf
Seit dem 1. Januar 2017 ist in Deutschland die Einzelaufzeichnungspflicht anzuwenden. Diese wird nun durch die KassenSichV erweitert beziehungsweise konkretisiert. Durch diese Erweiterung muss nun jeder Geschäftsvorfall durch das elektronische Auszeichnungssystem erfasst werden! Das bedeutet, dass immer eine neue Transaktion gestartet werden muss. Jede dieser Kassenbuchungungen wird mit einer elektronischen Signatur gekennzeichnet.
Die Signatur folgt dem Blockchain Prinzip. Das heißt: Wird eine Signatur erstellt, enthält diese nicht nur Informationen des aktuellen Verkaufsvorfalls bzw. -belegs, sondern auch die Signatur des davor erstellten Belegs. Das dient der Manipulationssicherheit. Wenn nämlich Transaktionen im Journal fehlen oder manipuliert werden, ist die Kette nicht mehr konsistent – die Manipulation fällt also auf (§ 3 Abs. 2 KassenSichV). Darüber hinaus muss die Sicherung der Daten auf einem “nicht flüchtigen Speichermedium vollständig, unverändert und manipulationssicher erfolgen”.
Sicherheitsmodule machen somit manuelle Eingriffe in die Speicherung der zu dokumentierenden Informationen unmöglich. Außerdem werden durch das Modul die eindeutige und fortlaufende Transaktionsnummer und der Prüfwert festgelegt.
Die KassenSichV und die GoBD
Die GoBD sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Das heißt, dass es keine Gesetze sind und auch nicht die Wirkung einer Verordnung haben. Als Gewerbetreibende hat man sich dennoch an die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) zu halten. Auch diese umfassen
- die Unveränderbarkeit der Kassenbelege
- sowie eine Einzelaufzeichnungspflicht.
Was ist also zu tun?
1.) Prüfung der Geräte auf „GoBD Konformität“
Entspricht das angeschaffte Gerät nicht den Bestimmungen des GoBD, muss noch vor dem 1.1.2020 eine neue Kasse verwendet werden. Diese muss allen Standards der KassenSichV entsprechen.
2.) Prüfung des Kassenanbieters auf KassenSichV
Darüber hinaus sollte unbedingt eine Prüfung des Kassenanbieters erfolgen, ob dieser mit 1.1.2020 ein Upgrade auf die KassenSichV bieten wird. Die Kosten sollten bereits im Vorfeld eruiert werden.
3.) Möglichen Wechsel Planen
Keine Schnellschussreaktionen. Ein möglicher Wechsel des Anbieters sollte 10-6 Monate im Vorfeld (vor dem 1.1.2020) geplant werden.
4.) Testphase starten
Jedes System sollte unbedingt getestet werden. Im laufenden Prozess ist dies schwer.
5.) Rücksprache mit Lieferanten
Sollte ein neues System bestellt worden sein, muss eine Zusicherung des Lieferanten erfolgen, dass dieses mindestens 4 Wochen vor dem neuen Jahr eintrifft.
DE vs. AUT | Unterschiede der KassenSichV & Registrierkassen Sicherheitsverordnung (RKSV)
In Österreich gilt die Registrierkassen Sicherheitsverordnung (RKSV). Die Grundsätze beider Verordnungen decken sich. Sie regeln das vorgegebene Schema von Kassentransaktionen und stellen sicher, dass diese ordnungsgemäß protokolliert und kodiert werden. Dennoch gibt es erhebliche Unterschiede zwischen Deutschland und Österreich:
| Unterschied |
Österreich |
Deutschland |
| Der Code | Jede Signatureinheit in Österreich liefert einen Code an die Kasse. Die erstellte Signatur wird als QR Code unter dem Kassenbeleg festgehalten. Die Signatureinheit in Österreich speichert aber nicht die Kassenbuchung. | Sicherheitseinrichtungen in Deutschland speichern hingegen selbst die Buchungen und verschlüsselt diese. Auf dem Kassenbeleg wird ein Code vermerkt. Der Code wird aber von der Sicherheitseinrichtung und nicht von der Kasse erstellt. |
| Die Datenerfassung | In Österreich wird das Protokoll der Buchungen, das Datenerfassungsprotokoll (DEP), von der Kasse selbst geführt. | In Deutschland erfolgt die Speicherung über einen Chip in der Sicherheitseinrichtung. Die Daten müssen von hier aus exportierbar sein, um dem Finanzamt Zugang zu gewähren. Durch die begrenzte Speicherkapazität werden die Chips irgendwann ausgetauscht werden müssen. |
| Die Barumsätze und mehr | In Österreich finden sich im Protokoll lediglich “Barumsätze”. | In Deutschland werden nicht nur Barumsätze protokolliert, sondern auch sonstige Transkationen. Sobald eine Transaktion Auswirkungen auf die Bilanz oder G+V hat, z. B. Ein- und Auszahlungen sowie Warenbewegungen, werden diese im Protokoll festgehalten. Dies geschieht ab dem ersten Knopfdruck. Dabei werden die Daten bereits vor Finalisierung an die Sicherheitseinrichtung übermittelt. |
Fazit
Die Kassensicherungsverordnung ist eine Riesensache, die jedes Handelsunternehmen in Deutschland betrifft. Viele Unternehmer fühlen sich unzureichend aufgeklärt und haben Angst, gegen die Bestimmungen zu verstoßen. Wir hoffen, dass wir mit dieser Zusammenfassung ein wenig Licht in die Sache bringen konnten.
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