Rechnungen online schreiben 2026: Anleitung Österreich

Eine Rechnung online schreiben heißt: Du gibst Kundendaten, Leistung und Betrag einmal ein — Pflichtangaben, USt-Berechnung und Nummerierung übernimmt die Software. Gegenüber Word oder Excel spart das im Schnitt mehrere Minuten pro Rechnung, und die häufigsten Formfehler passieren erst gar nicht. Was 2026 in Österreich auf jede Rechnung gehört und wie du sie in wenigen Klicks online erstellst, liest du hier.

Was gehört auf jede Rechnung? (Pflichtangaben in Österreich)

Fehlt eine Pflichtangabe, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug beim Empfänger verweigern — für dich als Aussteller heißt das oft eine Rechnung mehr, weil der Kunde eine Korrektur verlangt. § 11 UStG schreibt neun Angaben zwingend vor:

Pflichtangabe	Beispiel / Hinweis
Name & Anschrift des leistenden Unternehmens	Vollständige Firmenanschrift, kein Postfach
Name & Anschrift des Kunden	Bei Unternehmern: Firmenanschrift, nicht Privatadresse
Menge und Bezeichnung der Leistung	Konkret genug, um die Leistung eindeutig zu erkennen
Leistungsdatum	Tag der Lieferung oder Leistungszeitraum
Entgelt	Nettobetrag, aufgeschlüsselt nach Steuersatz
Steuersatz & Steuerbetrag	20 %, 13 % oder 10 % — oder Hinweis auf Steuerbefreiung
Ausstellungsdatum	Tag, an dem die Rechnung geschrieben wird
Fortlaufende Rechnungsnummer	Einmalig, lückenlos nachvollziehbar
UID-Nummer	Deine UID immer bei B2B; die des Kunden ab 10.000 EUR Rechnungsbetrag

Für Rechnungen bis 400 EUR brutto reicht eine vereinfachte Kleinbetragsrechnung (§ 11 Abs 6 UStG) — Name des Kunden und UID-Nummer entfallen dann. Bist du Kleinunternehmer (Jahresumsatz bis 55.000 EUR brutto, Stand 2026), verzichtest du auf den Steuerausweis und ergänzt stattdessen den Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 6 Abs 1 Z 27 UStG.

Manuell vs. online: Was ist der Unterschied?

Word- und Excel-Vorlagen wirken auf den ersten Blick kostenlos und einfach. Nur: Die Nummerierung, den USt-Satz und die Ablage übernimmt dabei niemand für dich. Das machst du bei jeder einzelnen Rechnung von Hand, wieder und wieder.

Kriterium	Word / Excel	Online-Software (z. B. everbill)
Pflichtangaben	Manuell nachtragen, Fehlerrisiko hoch	Automatisch vorausgefüllt
Rechnungsnummer	Selbst mitzählen	Fortlaufend automatisch vergeben
USt-Berechnung	Formel selbst bauen	20 %/13 %/10 % automatisch berechnet
Kleinunternehmer-Hinweis	Text jedes Mal einfügen	Mit einem Klick aktivierbar
Ablage & Wiederauffindbarkeit	Ordner-Chaos auf dem eigenen Rechner	Zentral gespeichert, jederzeit abrufbar
Zeitaufwand pro Rechnung	5–10 Minuten	1–2 Minuten

So schreibst du eine Rechnung online in 3 Schritten

Schritt 1: Kunde und Leistung erfassen

Du legst den Kunden einmal an. Name, Anschrift und bei B2B die UID-Nummer speichert die Software und schlägt sie bei der nächsten Rechnung automatisch wieder vor. Die Leistung beschreibst du in ein bis zwei Sätzen, Menge und Einzelpreis trägst du ein.

Schritt 2: Steuersatz und Betrag prüfen

Netto-, USt- und Bruttobetrag berechnet die Software automatisch anhand des gewählten Steuersatzes. Bist du Kleinunternehmer, aktivierst du den Befreiungs-Hinweis mit einem Klick — der Steuerausweis entfällt dann korrekt, ohne dass du selbst daran denken musst.

Schritt 3: Rechnung versenden und im Blick behalten

Die fertige Rechnung bekommt automatisch eine fortlaufende Nummer und ein PDF, das du direkt per E-Mail verschickst. Im Dashboard siehst du danach auf einen Blick, welche Rechnungen offen, bezahlt oder überfällig sind — ohne eigene Excel-Liste nebenher.

Laut internen everbill-Nutzungsdaten erstellen Einzelunternehmer und Kleinbetriebe im Schnitt mehrere Rechnungen pro Monat über die Software — der Großteil davon in unter zwei Minuten pro Beleg (WKO Gründerservice, 2026). Über 40.000 Einzelunternehmen werden jährlich in Österreich gegründet, viele davon schreiben ihre ersten Rechnungen noch von Hand — genau hier setzt der Umstieg auf eine Software an.

Rechnung an Privatkunden vs. Firmenkunden: Was ändert sich?

Die neun Pflichtangaben gelten grundsätzlich für beide Fälle, aber zwei Punkte unterscheiden sich in der Praxis deutlich:

Punkt	Rechnung an Privatkunden (B2C)	Rechnung an Firmenkunden (B2B)
UID-Nummer des Kunden	Nicht nötig — Privatpersonen haben keine UID	Pflicht ab 10.000 EUR Rechnungsbetrag
Reverse Charge	Kommt nicht vor	Bei bestimmten Leistungen ins EU-Ausland relevant
Zahlungsverhalten	Meist sofort oder per Vorkasse	Häufig 14–30 Tage Zahlungsziel üblich
Formale Genauigkeit	Wird seltener geprüft	Wird bei Betriebsprüfungen des Kunden mitgeprüft

Für Firmenkunden lohnt sich deshalb besonders, die eigene UID-Nummer und die Rechnungsnummer konsequent korrekt zu führen. Eine fehlerhafte B2B-Rechnung landet schneller wieder auf deinem Tisch als eine an eine Privatperson.

Was kostet es, Rechnungen online zu schreiben?

Kostenlose Generatoren und Vorlagen gibt es viele — die meisten erstellen eine einzelne PDF-Rechnung, meist ohne automatische Nummerierung, ohne Kundenverwaltung und ohne Archiv über mehrere Jahre — für die eine Rechnung zwischendurch reicht das durchaus. Schreibst du regelmäßig Rechnungen, zahlt sich eine echte Software aus: everbill kannst du 14 Tage kostenlos testen, danach läuft ein monatliches Abo. Der eigentliche Unterschied zum kostenlosen Generator zeigt sich erst über viele Rechnungen hinweg — Kundendaten, Artikel und Steuersätze legst du nur einmal an, statt sie bei jeder neuen Rechnung erneut einzutippen.

Die häufigsten Fehler beim Rechnungen schreiben

Diese Fehler tauchen bei selbst geschriebenen Rechnungen am häufigsten auf. Jeder davon kann dazu führen, dass der Kunde eine korrigierte Rechnung verlangt oder das Finanzamt den Vorsteuerabzug beim Empfänger streicht.

Fehler	Warum er teuer wird	So vermeidest du ihn
Rechnungsnummer springt oder wiederholt sich	Verstößt gegen die Pflicht zur fortlaufenden Nummerierung	Software vergibt die Nummer automatisch
USt-Satz falsch angesetzt	Zu wenig oder zu viel Steuer ausgewiesen, Korrektur nötig	Steuersatz je Leistung aus einer Liste wählen statt frei eintippen
Kleinunternehmer-Hinweis vergessen	Rechnung wirkt wie normale USt-Rechnung, obwohl keine USt geschuldet ist	Hinweis als festen Textbaustein hinterlegen
Leistungsdatum fehlt	Eine der neun Pflichtangaben, Rechnung ist formal unvollständig	Pflichtfeld statt Freitext verwenden
Rechnungen nur lokal gespeichert	Bei PC-Defekt oder Betriebsprüfung nicht mehr auffindbar	Zentrale, automatische Ablage in der Software

Wichtig für die Ablage: Rechnungen musst du in Österreich sieben Jahre aufbewahren (§ 132 BAO). Bei Grundstücksleistungen verlängert sich die Aufbewahrungsfrist auf 22 Jahre (§ 18 Abs 10 UStG). Eine Software speichert jede Rechnung automatisch für den gesamten Zeitraum — bei Papier oder losen Dateien auf dem eigenen Rechner ist das Risiko höher, dass einzelne Belege verloren gehen.

Fehler entdeckt: Rechnung stornieren statt löschen

Weil jede Rechnungsnummer lückenlos sein muss, darfst du eine bereits ausgestellte Rechnung nicht einfach löschen oder überschreiben — auch nicht, wenn sie erst wenige Minuten alt ist. Der korrekte Weg heißt Stornorechnung (Gutschrift) — diese storniert die fehlerhafte Rechnung buchhalterisch korrekt, danach stellst du die richtige Rechnung mit neuer Nummer aus. Genau dafür bietet everbill eine eigene Storno-Funktion. Die fehlerhafte Rechnung bekommt automatisch den Status „storniert“, die Gutschrift verweist auf die Originalnummer.

Zahlungsfrist und Fälligkeit richtig angeben

Eine Rechnung ohne Zahlungsfrist ist zwar gültig, verzögert aber häufig den Zahlungseingang. Üblich sind 14 bis 30 Tage ab Rechnungsdatum. Fehlt eine Frist, wird die Zahlung nach § 1417 ABGB erst fällig, sobald du den Kunden gesondert dazu aufforderst (Mahnung) — ohne klare Frist auf der Rechnung brauchst du also einen zusätzlichen Schritt, bevor du überhaupt mahnen kannst. Eine ausdrückliche Frist auf der Rechnung erspart dir das.

Häufige Fragen zum Rechnungen schreiben

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Welche Angaben muss eine Rechnung in Österreich enthalten?

Neun Pflichtangaben nach § 11 UStG: Name und Anschrift beider Parteien, Leistungsbeschreibung, Leistungsdatum, Entgelt, Steuersatz und -betrag, Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer und die UID-Nummer.

Kann ich Rechnungen kostenlos online schreiben?

Es gibt kostenlose Vorlagen und Generatoren, die aber meist keine automatische Nummerierung, Ablage oder Kleinunternehmer-Logik bieten. everbill kannst du 14 Tage gratis testen, danach läuft ein kostenpflichtiges Abo.

Wie schreibe ich als Kleinunternehmer eine Rechnung?

Du verzichtest auf den Steuerausweis und ergänzst stattdessen den Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 6 Abs 1 Z 27 UStG. Alle anderen Pflichtangaben bleiben gleich. Die Kleinunternehmergrenze liegt seit 1.1.2025 bei 55.000 EUR brutto Jahresumsatz.

Ab welchem Betrag brauche ich eine vollständige Rechnung?

Bis 400 EUR brutto reicht eine vereinfachte Kleinbetragsrechnung ohne Kundenname und UID-Nummer. Darüber gelten alle neun Pflichtangaben.

Muss ich die UID-Nummer meines Kunden auf der Rechnung angeben?

Bei Geschäftskunden (B2B) ja, sobald der Rechnungsbetrag 10.000 EUR übersteigt. Deine eigene UID-Nummer gehört bei B2B-Rechnungen immer drauf.

Was ist der Unterschied zwischen Rechnung und Angebot?

Ein Angebot ist eine unverbindliche Preisauskunft vor der Leistung, eine Rechnung fordert die Zahlung für eine bereits erbrachte Leistung ein und löst die USt-Pflicht aus.

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

Grundsätzlich sieben Jahre nach § 132 BAO. Bei Rechnungen im Zusammenhang mit Grundstücken verlängert sich die Aufbewahrungsfrist nach § 18 Abs 10 UStG auf 22 Jahre.

Welche Zahlungsfrist soll ich auf der Rechnung angeben?

Üblich sind 14 bis 30 Tage ab Rechnungsdatum. Fehlt eine Frist, wird die Zahlung laut § 1417 ABGB erst mit einer gesonderten Mahnung fällig — eine klare Frist auf der Rechnung erspart dir diesen zusätzlichen Schritt.

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Stand: August 2026. Quellen: WKO, RIS (UStG 1994).