Offene Rechnungen: So kann man Außenstände einfordern!

Hier findest du wieder einen interessanten Gastbeitrag rund um die Themen offene Rechnungen, Mahnwesen und Inkasso von unserer Gastautorin Beccy Link.

Die vollständige Erbringung einer Leistung oder einer Lieferung zieht den Anspruch auf die zuvor vereinbarte Zahlung nach sich. Wenn Kunden nicht bezahlen, kommt es oftmals bei mittelständischen Unternehmen, Handwerkern sowie bei Einzelunternehmern zu einer finanziellen Schieflage. Insbesondere jene Betriebe, welche schlichtweg nicht die notwendigen Kapazitäten für eine Zahlungsregulierung bereitstellen können, kommen im Laufe der Zeit an die eigenen Grenzen. Um Außenstände gegenüber Kunden einzufordern, bedarf es vor diesem Hintergrund eines gut organisierten Mahnwesens.

Der richtige Umgang mit offenen Forderungen

Kunden, welche sich nicht an die vereinbarte Zahlungsfrist halten, sind keineswegs selten. Die Gründe hierfür fallen in der Regel durchwegs vielfältig aus. Um eine aus rechtlicher Sicht gerechtfertigte Mahnung auszustellen, müssen Unternehmen einige Voraussetzungen einhalten bzw. erfüllen.

So muss zunächst sichergestellt sein, dass der Anspruch auf eine ausstehende Zahlung korrekt in Rechnung gestellt wird. Etwaige Gründe, welche eine Aufhebung des Zahlungsanspruchs rechtfertigen, führen dazu, dass Betriebe den offenen Betrag nicht einfordern können. Diese geschieht in der Praxis immer dann, wenn seitens des Kunden eine Reklamation vorliegt oder eine gelieferte Ware einen Mangel aufweist.

Eine weitere wichtige Voraussetzung ist die Fälligkeit der offenen Rechnung. Um die Außenstände einfordern zu können, muss eine Frist abgelaufen sein. Wenn das sogenannte Zahlungsziel bisweilen noch nicht erreicht ist, muss der Kunde die Forderungen dem Unternehmen gegenüber noch nicht begleichen.

Darüber hinaus ist es wichtig, dass es sich tatsächlich um eine offene Rechnung handeln. Wurde der Betrag bereits bezahlt, sind die ausstehenden Forderungen beglichen. Hier gilt es also, vor der Kontaktaufnahme zum Kunden alle infrage kommenden Zahlungseingänge auf dem Betriebskonto zu prüfen.

Wann darf man ein Inkassobüro beauftragen?

Unternehmen können ein Inkassobüro für die Einforderungen der Außenstände beauftragen. Dies ist jedoch erst dann möglich, wenn die offene Forderung fällig und unbestritten ist. Widerspricht ein Kunde hingegen einer ihm zugestellten Rechnung, ist das Gericht die richtige Anlaufstelle für Betriebe. Grundsätzlich gilt das Einschalten eines Inkassobüros als nicht kundenfreundlich und führt oftmals zur Aufgabe der Geschäftsbeziehungen. In der Regel arbeiten lediglich große Unternehmen, welche einen Kundenverlust aus wirtschaftlicher Sicht kompensieren können, mit verschiedenen Inkassobüros zusammen. Hier können Sie über Inkassobüros mehr erfahren.

Offene Rechnung durch schriftliche Mahnung einfordern

Um Außenstände einzufordern, kann es notwendig sein, diese schriftlich aufzusetzen und dem Kunden zukommen zu lassen. Wenn Unternehmen in ihrer Rechnung keine Zahlungsfrist angeben oder es versäumen zu erwähnen, dass der offene Geldbetrag spätestens nach 30 Tagen zur Zahlung fällig ist, muss eine schriftliche Mahnung erfolgen.

Betriebe, welche keine Mahnung schreiben möchten, müssen die beiden genannten Informationen in Ihrer Rechnung erwähnen. Grundsätzlich gilt das Verfassen einer Mahnung jedoch als sinnvoll, um eine dokumentierte Rechtsgrundlage bei einem kompletten Zahlungsausfall zu besitzen. Grundsätzlich gilt es zu beachten, dass die Ausstellung sowie der Versand von Mahnungen mit einem erhöhten Zeitaufwand verbunden sind. Zudem ist die Wahrscheinlichkeit überaus hoch, dass es zu einer Beeinträchtigung der bisherigen Geschäftsbeziehungen kommt.

Das gerichtliche Mahnverfahren

Wenn bisherige Mahnungen von einem Kunden offensichtlich ignoriert werden, sollten Unternehmen ein gerichtliches Mahnverfahren in Betracht ziehen. Ein solches ist immer dann ratsam, wenn ein Kunde mit hoher Wahrscheinlichkeit den ausstehenden Rechnungsbetrag nicht bezahlen wird. Unabhängig von der Höhe der offenen Forderung können Betriebe die Erstellung eines gerichtlichen Mahnbescheides direkt beantragen. Die Beauftragung eines Anwalts ist hierbei nicht zwingend erforderlich bzw. gesetzlich vorgeschrieben. Die anfallenden Gebühren für einen gerichtlichen Mahnbescheid müssen vom Unternehmen geleistet und können dem Schuldner in Rechnung gestellt werden.

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