Bei offenen Rechnungen gehst du in Österreich 2026 in drei Stufen vor: Zahlungserinnerung, schriftliche Mahnung und bei weiterem Zahlungsverzug Inkasso oder gerichtliches Mahnverfahren. Voraussetzung ist immer, dass die Forderung fällig und unbestritten ist — sonst riskierst du eine unberechtigte Mahnung.
Wann darfst du eine offene Rechnung mahnen?
Eine Mahnung ist erst zulässig, wenn drei Bedingungen erfüllt sind:
- Die Rechnung ist korrekt ausgestellt (alle Pflichtangaben nach § 11 UStG vorhanden).
- Das Zahlungsziel ist abgelaufen — ohne vereinbarte Frist gilt in der Regel 30 Tage ab Rechnungserhalt.
- Die Forderung ist unbestritten — liegt eine Reklamation oder ein Mängeleinwand vor, darfst du (noch) nicht mahnen.
Bevor du mahnst, lohnt sich ein Blick auf den Zahlungseingang am Betriebskonto: Ist die Zahlung vielleicht schon unterwegs, aber noch nicht verbucht? Details zu Fristen und Formulierungen findest du in unserem Zahlungsziel-Ratgeber.
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Wie läuft das Mahnwesen Schritt für Schritt ab?
In der Praxis hat sich eine dreistufige Eskalation bewährt — von der freundlichen Erinnerung bis zum rechtlichen Schritt:
| Stufe | Zeitpunkt | Ton | Inhalt |
|---|---|---|---|
| Zahlungserinnerung | 1–3 Tage nach Fälligkeit | Freundlich, sachlich | Hinweis auf offenen Betrag, keine Vorwürfe |
| 1. Mahnung | 7–14 Tage nach Fälligkeit | Bestimmt | Neue Zahlungsfrist, Hinweis auf mögliche Mahnspesen |
| 2. Mahnung | 7–14 Tage nach 1. Mahnung | Deutlich | Letzte Frist, Ankündigung Inkasso/Klage |
| Inkasso / Mahnklage | Nach erfolgloser 2. Mahnung | Formell | Übergabe an Inkassobüro oder Gericht |
Eine gesetzliche Pflicht zur schriftlichen Mahnung gibt es nur dann, wenn du in der Rechnung selbst kein Zahlungsziel und keinen Fälligkeitshinweis angegeben hast. Enthält deine Rechnung bereits ein klares Zahlungsziel, darfst du auch ohne vorherige Mahnung Verzugszinsen verrechnen und direkt Inkasso oder eine Klage einleiten. Eine Mahnung schriftlich zu dokumentieren, ist trotzdem sinnvoll — sie ist deine Nachweisgrundlage, falls es später zum Zahlungsausfall kommt. Eine passende Formulierungshilfe findest du in unserer Anleitung zum Mahnverfahren.
Welche Kosten darfst du bei einer Mahnung verrechnen?
Für den Mehraufwand durch den Zahlungsverzug darfst du Mahnspesen und Verzugszinsen verrechnen — beide müssen der tatsächlichen Höhe des Aufwands bzw. der gesetzlichen Regelung entsprechen:
- Mahnspesen: Pauschalbetrag für Porto, Zeitaufwand und Bearbeitung. Die exakte Höhe und rechtliche Grundlage erklären wir in unserem Mahnspesen-Ratgeber.
- Verzugszinsen: Im B2B-Bereich Basiszinssatz + 9,2 Prozentpunkte (§ 456 UGB), gegenüber Verbrauchern gesetzlich 4 % pro Jahr (§ 1333 ABGB). Die aktuellen Prozentsätze und eine Berechnungshilfe findest du unter Verzugszinsen Österreich.
Wann lohnt sich ein Inkassobüro oder eine Klage?
Ein Inkassobüro darfst du erst beauftragen, wenn die Forderung fällig und unbestritten ist. Widerspricht der Kunde der Rechnung, ist ein Inkassobüro der falsche Weg — hier bleibt nur der Klagsweg über das Gericht.
| Situation | Empfohlener Weg |
|---|---|
| Forderung unbestritten, Kunde reagiert nicht | Inkassobüro beauftragen |
| Kunde bestreitet die Rechnung (Reklamation, Mangel) | Klärung suchen, sonst Klage |
| Kleinere Beträge, viele Fälle | Mahnklage im elektronischen Rechtsverkehr (ERV) |
| Kunde zahlungsunfähig | Insolvenzantrag prüfen (Forderungsanmeldung) |
Die gerichtliche Mahnklage setzt den Zugang zum elektronischen Rechtsverkehr (ERV) voraus — in der Praxis übernehmen das meist Rechtsanwälte oder spezialisierte Inkassodienstleister für dich. Einen Überblick über deine Rechte bei Zahlungsverzug von Geschäftspartnern bietet die WKO.
Weniger offene Rechnungen von Anfang an
Mit klaren Zahlungszielen, automatischen Erinnerungen und einer sauberen Rechnungsnummerierung reduzierst du Zahlungsverzug spürbar.
Stand: Juli 2026. Quellen: UStG 1994, UGB, ABGB.
Häufige Fragen zu offenen Rechnungen
Wie lange darf ich mit dem Mahnen einer offenen Rechnung warten?
Es gibt keine gesetzliche Höchstfrist fürs Mahnen — die Forderung verjährt in Österreich aber grundsätzlich nach 3 Jahren (§ 1478 ABGB). Praktisch solltest du innerhalb weniger Tage nach Ablauf des Zahlungsziels reagieren, damit dein Mahnwesen glaubwürdig bleibt.
Muss ich vor einer Mahnung immer eine Zahlungserinnerung schicken?
Nein, gesetzlich verpflichtend ist das nicht. Eine freundliche Zahlungserinnerung vor der ersten Mahnung ist aber üblich und verbessert die Kundenbeziehung, weil sie einen einfachen Zahlungsverzug (z. B. Übersehen) von echtem Zahlungsunwillen unterscheidet.
Darf ich Mahnspesen und Verzugszinsen gleichzeitig verrechnen?
Ja. Mahnspesen decken deinen Bearbeitungsaufwand ab, Verzugszinsen entschädigen dich für die verspätete Zahlung selbst. Beide dürfen parallel verrechnet werden, solange die Höhe angemessen bzw. gesetzlich gedeckt ist.
Was, wenn der Kunde die Rechnung bestreitet?
Bestreitet der Kunde die Forderung (z. B. wegen eines Mangels), darfst du kein Inkassobüro beauftragen — die Forderung gilt als strittig. In diesem Fall bleibt nur die Klärung im Gespräch oder der Klagsweg vor Gericht.
Ab wann lohnt sich ein Inkassobüro?
Ein Inkassobüro lohnt sich, wenn die Forderung unbestritten ist, der Kunde aber trotz Mahnungen nicht zahlt und du selbst keine Kapazität für die weitere Betreibung hast. Bei kleinen Beträgen solltest du Inkassokosten gegen die Erfolgsaussichten abwägen.
Wie erkenne ich, ob eine Rechnung wirklich noch offen ist?
Prüfe vor jeder Mahnung den Zahlungseingang am Betriebskonto und gleiche ihn mit deiner Rechnungsnummer ab. Eine Buchhaltungssoftware wie everbill zeigt dir automatisch, welche Rechnungen noch offen sind, damit du keine bereits bezahlte Rechnung versehentlich mahnst.
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