Howto: Rechnungsnummern und Nummernkreise aktualisieren

nummernkreise mit everbill

Das neue Geschäftsjahr hat begonnen, und die ersten Rechnungen werden verschickt. Soll die Rechnungsnummer im neuen Jahr mit Null beginnen? In diesem Howto zeigen wir Ihnen, wie Sie die Nummernkreise auf den neuesten Stand bringen.

Lesen Sie hier

  • wie Sie ihre Nummernkreise übersichtlicher gestalten
  • wie Sie die Nummernkreise an das neue Jahr anpassen können

Nummernkreise übersichtlich anlegen

Schritt 1: Rufen Sie das everbill Cockpit auf

Im everbill-Cockpit bewahren Sie den Überblick über Ihr Unternehmen und sehen zum Beispiel ihre letzten Angebote sowie Rechnungen. Über die entsprechenden Buttons im Menü navigieren Sie sich durch das Programm.

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Über die Filterfunktionen lassen sich die Einträge nach Status, Projekt, Name oder Datum sortieren. Klicken Sie in die Kopfzeile, um die Angebote nach Spalteninhalt zu reihen. Weiter links aufgeführt, finden Sie außerdem Ihre Rechnungs- bzw. Projektnummer.

Um genau diese Rechnungsnummer für das Jahr übersichtlicher zu gestalten, sollten Sie diese sorgfältig ordnen.

Schritt 2: Klicken Sie auf “Einstellungen” und den Unterpunkt “Nummernkreise”

Im Tab “Nummernkreise” können Sie die Anfangswerte der durchnummerierten Dokumente festlegen. Bei Neuerstellung wird diese Zahl um jeweils eins erhöht. Niedrigere Nummern können dann nicht mehr vergeben werden.

nummernkreise

Schritt 3: Passen Sie die Nummernkreise dem Jahr an

Das Finanzamt verlangt, dass Sie fortlaufende Rechnungsnummern verwenden, um im Falle einer Finanzprüfung Ihre Rechnungsführung nachvollziehbar machen können. Wir empfehlen Ihnen, in jedem neuen Geschäftsjahr einen neuen Nummernkreis zu starten. Beginnen Sie hierfür einfach mit der Jahreszahl des Geschäftsjahres.

Ein Beispiel im Jahr 2017

nummernkreis rechnungsnummer

Tragen Sie in der Tabelle unter dem Punkt „Rechnungsnummern“ Ihren neuen Nummernkreis ein. Das bedeutet: Dieses Jahr, also im Jahr 2017, beginnen Sie Ihren Nummernkreis einfach mit 17. Anschließend füllen Sie die Zahl mit einigen Nullen (je mehr Rechnungen Sie stellen, umso mehr Nullen sollten Sie eintragen).

Hier sehen Sie eine beispielhafte Rechnungsnummer aus dem Jahr 2017 – beginnend mit 2017 und dann die fortlaufende Nummer.

beispielrechnung Rechnungsnummer 2017

Fazit

Übersichtlichere Nummernkreise bedeuten mehr Effizienz: Die neue Ordnung in Ihrem System gibt Ihnen eine verbessere Übersicht und erleichtert Ihnen das konsequente und effiziente Verwalten Ihres Unternehmens. Auf einen Blick sehen Sie, wie viele Rechnungen und Angebote Sie bis dato erstellt, haben und behalten so stets den Überblick. Auch vor dem Finanzamt können Sie so Ihre Rechnungsführung nachvollziehbar machen.

Dominik Stelzig
Dominik Stelzig
Dominik Stelzig
Der Salzburger Dominik Stelzig lebt inzwischen in Wien, ist Buchautor sowie Werbetexter und Creative Director. Für das everbill Marketing ist ihm eines klar: Egal ob digital oder handgeschrieben – Worte machen nur Sinn, wenn Taten folgen.

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