Steuer-ID, Steuernummer, Umsatzsteuer-ID – Grundwissen für Selbstständige in Deutschland

Hinweis: Dieser Beitrag bezieht sich auf die in Deutschland geltenden Bestimmungen.

Der Weg in die Selbstständigkeit beginnt mit einer inspirierenden Vision und führt durch harte Arbeit zum Unternehmenserfolg. Nicht selten erweist sich dieser Weg als recht steinig, doch mit einer ausbalancierten Mischung aus Leidenschaft, Ausdauer und Fachwissen kommen Sie bestimmt gut voran. Zu den wichtigsten Fachbegriffen, welche jeder Unternehmer kennen muss, gehören die Steuer-ID, Umsatzsteuer-ID und Steuernummer. Zwar klingen die Bezeichnungen auf den ersten Blick ähnlich, jedoch handelt es sich um drei unterschiedliche Identifikationswege in steuerlichen Angelegenheiten.

Steueridentifikationsnummer

Ihre Steueridentifikationsnummer oder Steuer-ID bekommen Sie per Post von dem Bundeszentralamt für Steuern (BZSt), und zwar unaufgefordert. Jeder Bundesbürger erhält eine Steuer-ID, es ist kein Antrag nötig. Seit 2008 erhält jeder Neugeborene automatisch einen Brief von dem BZSt mit seiner Steuer-ID. Nach der Meldung beim Einwohnermeldeamt erhalten auch Ausländer ihre Steuer-ID.Diese elfstellige Zahl ist Ihr individueller Identifikationsweg und begleitet Sie ein Leben lang. Dabei verraten die Ziffern keine persönlichen Informationen wie Wohnsitz oder Geburtsdatum. Die Steuer-ID lässt sich nicht mehr ändern, weder durch den Umzug noch durch Heirat. Ihre Steueridentifikationsnummer finden Sie auf Ihrer Lohnabrechnung und auf dem Einkommenssteuerbescheid. Auf Ihrer Steuererklärung muss diese Nummer ebenfalls stehen.

Steuernummer

Sobald Sie gewerblich oder freiberuflich tätig werden und zum ersten Mal Ihre Steuererklärung abgeben, erhalten Sie von dem zuständign Finanzamt automatisch eine Steuernummer zugewiesen. Falls nicht geschehen, können Sie die Steuernummer beim Finanzamt schriftlich beantragen. Nach dem Erhalt der Nummer ist diese auf jeder Steuererklärung zu vermerken.

Für die Form der Steuernummer gibt es deutschlandweit keine einheitlichen Regelungen. Meistens besteht diese aus zehn bis dreizehn Ziffern mit zwei Schrägstrichen dazwischen. Ziehen Sie um, sodass für Sie ein anderes Finanzamt zuständig ist, ändert sich die Nummer. Das Gleiche geschieht mit der Heirat. 

Gut zu wissen: In Zukunft soll die Steuernummer an Bedeutung verlieren und langfristig durch die Steuer-ID als einer deutschlandweit gültigen, unveränderbaren Identifikationsmöglichkeit ersetzt werden.

Der Unterschied zwischen der Steuernummer und Steuer-ID liegt also darin, dass die erstere an Gewerbetreibende oder Freiberufler vergeben wird und sich ändern kann, während die zweite automatisch an jede in Deutschland wohnhafte Person vergeben und lebenslang gültig ist.

Umsatzsteuer-ID

Bei der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) handelt es sich um eine im Rahmen der EU gültige Kennziffer für umsatzsteuerpflichtige Unternehmen oder juristische Personen, welche der Identifikation dieser bei der Abwicklung von Geschäften im europäischen Ausland dient. Also ist eine USt-IdNr. für Unternehmen und Selbstständige Pflicht, welche grenzüberschreitend agieren und ihre physischen Produkte oder Dienstleistungen EU-weit verkaufen. 

Diese Identifikationsnummer besteht in Deutschland aus neun Ziffern mit dem Kürzel DE davor. Jedes EU-Land hat dabei ein eigenes Format für die Umsatzsteuer-ID. Um Ihre USt-IdNr. zu erhalten, müssen Sie diese bei dem Bundeszentralamt für Steuern schriftlich beantragen. Sie erhalten Ihre ID anschließend per Post. 

Seit 2024 wird die Umsatzsteuer-ID etappenweise durch einen neuen Identifikationsweg – die Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.) – ersetzt. Diese Nummer soll eine eindeutige Identifizierung von wirtschaftlich Tätigen ermöglichen und während der gesamten Tätigkeit unabhängig von Umzügen oder Namensänderungen unverändert bleiben. Aufgebaut wird diese ID ähnlich wie die USt-IdNr.Gut zu wissen: Da die W-IdNr. einer bestimmten wirtschaftlichen Tätigkeit zugewiesen wird, können Sie eventuell mehrere solcher IDs führen. In diesem Fall wird hinter der neunstelligen ID noch ein sogenanntes Unterscheidungsmerkmal im Format 0001 usw. hinzugefügt.

Rechnungsstellung – welche ID gehört darauf?

Als Gewerbetreibende sind Sie verpflichtet, Buchhaltung zu führen und Rechnungen zu stellen. Auf jeder Rechnung haben Sie sich durch die Angabe Ihrer Adresse und für die Finanzbehörden als Steuerpflichtige zu identifizieren. Dafür stehen ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung:

• Sie können auf der Rechnung Ihre Steuer-ID angeben. Vor allem für Kleinunternehmen, da sie von der Umsatzsteuer befreit sind, ist eine solche Angabe sinnvoll. Vorteilhaft an der Steuer-ID sind eine vollständige Anonymisierung und die lebenslange Gültigkeit.
• Häufig geben die Unternehmen auf den Rechnungen alternativ zur Steuer-ID die Steuernummer an. 
• Sie können auf der Rechnung aber auch Ihre Umsatzsteuer-ID angeben. Um diese zu erhalten, müssen Sie nicht zwingend Ihre Ware ins EU-Ausland verkaufen. Auch als Kleinunternehmen haben Sie Anrecht auf eine USt-IdNr., müssen jedoch auf der Rechnung darauf hinweisen, dass Sie der Kleinunternehmensregelung unterliegen. Sobald die USt-IdNr. durch die W-IdNr. abgelöst wird, soll die Angabe dieser Nummer verpflichtend werden.

Denken Sie außerdem daran, auf Ihren Rechnungen das Datum, die Bezeichnung und die Anzahl der gelieferten Produkte oder Dienstleistungen sowie den Netto-Betrag auszuweisen.

Steuernummer, Steuer-ID, Umsatzsteuer-ID – lassen Sie sich nicht verwirren, das ist weniger kompliziert als es auf den ersten Blick erscheint!