Wer Informationen in seinem Unternehmen konsequent strukturiert, nutzt den sogenannten vierten Produktionsfaktor Wissen. Dieser ist in der heutigen Zeit obligatorisch geworden, um wichtige Daten, Mitarbeiter und Prozesse zu vernetzen. Auf diesen Bereich haben sich daher viele Software-Unternehmen spezialisiert, um Firmen mit digitalen Lösungen dabei zu unterstützen. Ähnlich wie bei ERP in Unternehmen, gilt es Unternehmer für diesen Bereich zu sensibilisieren.
Erfahren Sie hier:
Wissen erweitert die Aufgabenbereiche für Mitarbeiter
In den Industrieländern ist Wissen zur wichtigsten ökonomischen Ressource geworden, die in vielen Unternehmen erheblich für die Gesamtwertschöpfung verantwortlich ist. Viele Zusammenhänge, Abläufe und Produkte sind zu komplex geworden, als dass ein Mitarbeiter sie alle
überschauen könnte. Währenddessen wurden schnelle Entscheidungen und ihre zeitnahe Umsetzung immer wichtiger. Bei der kürzer gewordenen “Halbwertzeit” erfolgsentscheidenden Wissens sind durchdachtes Wissens und Informationsmanagement von elementarer Bedeutung.
Konzepte zur Einführung von Wissensmanagement
Vor der praktischen Umsetzung sollten sich Entscheider in Unternehmen fragen, wie sich das Wissen des Unternehmens und der Mitarbeiter effektiv nutzen lässt. Schließlich ist Wissen personengebunden und muss zum Gewinn einer Firma kollektiv nutzbar gemacht werden. Das bedeutet, dass das Wissen der einzelnen Mitarbeiter über verschiedene Methoden und Techniken externalisiert werden muss. Und wie kann das beschaffte oder gesammelte Wissen bei den vorliegenden Gegebenheiten effektiv und effizient an die richtigen Stellen verteilt werden?
Interne Abläufe optimieren durch schnelleres Finden interner Informationen
Um das Wissen der Mitarbeiter besser zu bündeln, hilft bereits ab einer geringen Unternehmensgröße ein technisches Rahmenwerk. Hier kommen Wissens- und Dokumentenmanagement-Systeme zum Einsatz. Diese stellen sicher, dass relevante Informationen für alle Mitarbeiter zugänglich sind und Zusammenarbeit auf digitaler Ebene wesentlich produktiver werden kann. Manche Wissensmanagementsysteme fungieren gleichzeitig als übergreifende Portal-Lösung. Neben der Möglichkeit eigene Informationen und Dokumente dort zu hinterlegen, gibt es auch Systeme mit integrierten Fachdatenbanken. Diese informieren rechtssicher und tagesaktuell über Gesetzesänderungen, relevante Urteile, Kommentare und weiterführende Informationen. Auch im Bereich der Markt- und Wettbewerbsanalyse sind Wissensmanagementsysteme nützlich, wenn auch noch unterschätzt. Die Kernkompetenz eines Wissensmanagementsystems ist es aber, das unternehmenseigene Know-How mit anderen (externen) Informationen zu verknüpfen und zugänglich zu machen.
Tools für erfolgreiches Wissensmanagement
Wer von Anfang an Programme zur Speicherung und Strukturierung von Informationen nutzt, spart auf lange Sicht Zeit und Nerven. Ein gutes Programm sollte den Firmenmitarbeitern ermöglichen, alle wichtigen Informationen an einem zentralen Ort zu finden. Die Haufe Suite kann hier als Beispiel genannt werden. Sie hat sich in vielen Firmen als Komplettlösung bewährt und nutzt Wissensmodule mit zahlreichen Fachdatenbanken, die bei Bedarf zu Paketen kombiniert werden können.
Zusammenfassend ist ein modernes Wissensmanagementsystem ist im optimalfall:
- webbasiert und lässt sich mittels Inter-, Intra- und Extranet nutzen
- mit seinen Servern und Servicemitarbeitern in Deutschland beheimatet, um Daten und Anwendungen in einem auditierten Rechenzentrum zu speichern
- im Besitz einer semantischen Suchfunktion, deren integrierter Algorithmus natürliche Sprache und Zusammenhänge erkennt
- in der Lage, auch selbst hochgeladene Dokumente automatisch zu indizieren
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