Rechnungsfehler: Diese 9 Fehler macht fast jeder

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Es gibt einige äußerst unangenehme Rechnungsfehler, die fast jeder Unternehmer in seiner Laufbahn einmal macht. Wir zeigen Ihnen die 8 Häufigsten, die Sie bei der Rechnungsstellung machen können und wie Sie diese vermeiden.

9 Rechnungsfehler, die Sie unbedingt vermeiden sollten

  1. Firmendaten nicht korrekt
  2. Falscher Ansprechpartner/Rechnungsempfänger
  3. Leistungszeitraum nicht überliefert
  4. Rechnungsnummer vergessen anzugeben
  5. Keine fortlaufende Rechnungsnummer
  6. Leistungszeitraum vergessen anzugeben
  7. Fehlende oder falsche Umsatzsteuer
  8. Rechnungsfehler nach Versand ausbessern
  9. Rechnungen stornieren ohne Absprache mit dem Kunden

1.) Der Klassiker: Firmendaten nicht korrekt

Ihre Firma ist umgezogen, bzw. Sie haben ein neues Geschäftskonto angegeben, aber auf Ihren versendeten Rechnungen finden sich die alte Anschrift bzw. die veraltete Kontoinformation.

Risikopotenzial diesen Fehler zu begehen: vor allem in einem jungen Geschäftsjahr sehr hoch.

2.) Falscher Ansprechpartner/Rechnungsempfänger

Sollten Sie einfach „nur“ einen falschen Ansprechpartner gewählt haben, ist das zwar unangenehm, aber kein dringliches Vergehen. Ist die Rechnung aber gar auf die falsche Person bzw. Firma ausgestellt, so ist eine sofortige Stornierung notwendig und dazu wäre eine schriftliche oder gar mündliche Entschuldigung fällig.

Risikopotenzial diesen Fehler zu begehen: Kommt öfter vor, als man glauben möchte.

3.) Leistungszeitraum nicht überliefert bzw. falsch

Mir ist es oft genug passiert, dass sich ein Kunde Wochen bzw. Monate mit dem Feedback Zeit gelassen hat. Nach einem Monat kam dann das „Go“. Die Rechnung ging raus. Das Problem: Ich habe sie nur für den Zeitraum bis zur Abgabe angesetzt, nicht bis zum fertigen Projekt. Das Versanddatum und das Rechnungsdatum klafften eklatant auseinander – und ich kam um eine Stornierung nicht herum.

Risikopotenzial diesen Fehler zu begehen: bei verlässlichen Kunden eher gering

5.) Rechnungsnummer vergessen anzugeben

Durch die fortlaufende Rechnungsnummer soll sichergestellt werden, dass Sie als Unternehmer keine Rechnung doppelt versenden, bzw. keine Rechnungsnummer doppelt vergeben. Um eine Rechnungsnummer zu generieren, dürfen Sie eine oder mehrere Zahlen- oder Buchstabenreihen verwenden. Auch eine Kombination von Ziffern mit Buchstaben ist möglich. Wir empfehlen allerdings immer, mit der jeweiligen Jahreszahl zu beginnen: 15 (für 2015) und anschließend bei 00001 anfangen. Sollten Sie kein Programm verwenden, das Ihnen automatisch Rechnungsnummer zuweist, so sollten Sie Ihre Rechnungen und Rechnungsnummern in einer Excel-Liste verwalten. So wahren Sie einfach und effizient die Übersicht.

Risikopotenzial diesen Fehler zu begehen: Hoch, wenn Sie Ihre Rechnungen manuell verwalten

Lesen Sie hier mehr Tipps zu Rechnungsnummern

6.) Fehlende oder falsche Umsatzsteuer

Machen Sie als EPU in einem Jahr nicht mehr als 30.000 Euro netto Umsatz, sind Sie (laut Paragraf § 6 Abs. 1 Z 27 UStG) von der Umsatzsteuer befreit. Diese Befreiung wird durch die Kleinunternehmerregelung festgelegt. Der Hinweis zur Befreiung muss aber auf wirklich allen Rechnungen angegeben werden!

Vergessen Sie auf den Hinweis „Umsatzsteuerbefreit nach…“ in einer Rechnung, so schulden Sie diesen Steuerbetrag dem Finanzamt. Die Vorsteuer darf in diesem Fall nicht abgezogen werden.

Mehr Informationen zur Kleinunternehmerregelung und der Umsatzsteuerbefreiung finden Sie hier.

Risikopotenzial diesen Fehler zu begehen: Schusseligkeit, Unwissen – das Risikopotenzial ist sehr hoch!

8.) Rechnungsfehler nach Versand ausbessern

Uh, einer der schwerwiegendsten Fehler, die Sie machen können: Einen Rechnungsfehler (in welcher Form auch immer) auf einem bereits versendeten Dokument darf nicht mehr verändert werden!

Sollten Sie Änderungen vornehmen, dann müssen Sie die besagte Rechnung stornieren und eine neue Rechnung ausstellen. WICHTIG: Auch hier dürfen Sie die neue Rechnungsnummer nicht vergessen!

Risikopotenzial diesen Fehler zu begehen: Hoch! Vor allem, wenn es sich um „kleine Rechnungsfehler“ handelt und somit Kleinigkeiten, die verändert werden müssen. Dies ist jedoch ein fataler Fehler.

9.) Rechnungen stornieren ohne Absprache mit dem Kunden

Welchen Grund es auch haben mag, eine Rechnung stornieren zu müssen – suchen Sie immer sofort den Kontakt mit Ihrem Kunden. Wenden Sie sich entweder telefonisch oder in schriftlicher Form an den Rechnungsempfänger. Das schafft Vertrauen und Transparenz. Fehler passieren nun mal.

Risikopotenzial diesen Fehler zu begehen: Sollte niemals vorkommen

So können Sie das Risiko an Rechnungsfehlern minimieren

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Dominik Stelzig
Der Salzburger Dominik Stelzig lebt inzwischen in Wien, ist Buchautor sowie Werbetexter und Creative Director. Für das everbill Marketing ist ihm eines klar: Egal ob digital oder handgeschrieben – Worte machen nur Sinn, wenn Taten folgen.

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