Rechnungen ins Ausland: So machen Sie es richtig

Gratulation, Sie haben es mit Ihrem Business über die Landesgrenze hinweg geschafft! Nun stellt sich aber – wie bei vielen Selbständigen – die Frage, welche Regelungen bei der Rechnungserstellung über die Grenzen hinweg gelten. Hier bekommen Sie den Überblick, was es zu beachten gibt:

So erstellen Sie eine Rechnung im Ausland rechtskonform

1. Die EU-Binnenmarktregelung
2. Geschäfte außerhalb der EU

1. Die EU-Binnenmarktregelung

Befindet sich Ihr Geschäftspartner ebenfalls in einem EU-Mitgliedstaat? Dann gilt die Binnenmarktregelung, die bei grenzüberschreitenden Umsätzen von Lieferungen und Leistungen zur Anwendung kommt. Bei Waren gibt es weder Verzollung noch Grenzkontrollen.

Steuerbefreiung bei innergemeinschaftlichen Lieferung

Innerhalb der EU ist eine Steuerbefreiung für den grenzüberschreitenden Warenverkehr vorgesehen. Prüfen Sie allerdings noch, ob die Voraussetzungen für eine Steuerbefreiung für Sie nach Art. 7 Abs. 1 UStG gegeben sind:

• Das Produkt bzw. die Ware wird von einem EU-Land in ein anderes geliefert.
• Der Abnehmer ist Unternehmer und hat das Produkt bzw. die Ware für sein Unternehmen bezogen. Auch juristische Personen, die selbst nicht Unternehmer sind bzw. das Produkt nicht für Unternehmenszwecke nutzen, fallen darunter.
• Der Erwerb der Ware ist beim Kunden im jeweiligen Mitgliedsland steuerbar (Erwerbsbesteuerung)
• Die genannten Voraussetzungen sind im Buchnachweis (bestehend aus Rechnung, Lieferschein, Versandbestätigung) aufzuweisen – anhand der UID-Nummer des Kunden (Art. 7 Abs. 3 UStG).

Weisen Sie auf der Rechnung auf die Steuerfreiheit hin (z. B.: “umsatzsteuerfreie ig Lieferung” oder “intra-community supply of goods”) und vergessen Sie ja nicht auf die UID-Nummern.

Zusammenfassende Meldung

Unternehmer, die innergemeinschaftliche Lieferungen tätigen, haben beim Finanzamt monatlich eine so genannte Zusammenfassende Meldung einzureichen. Mehr Informationen sowie Ausnahmeregelungen finden Sie hier.

Folgende Formvorschriften auf Rechnungen in EU-Mitgliedstaaten sind Pflicht

• Ein Hinweis auf die Steuerfreiheit nach Art. 11 Abs. 1 UStG.
• Angabe der UID-Nummer Ihres Unternehmens und jenes des Kunden nach Art. 11 Abs. 2 UStG.
• Es gilt die Rechnungsausstellungsverpflichtung bis spätestens zum 15. des Kalendermonats, nachdem die Lieferung erfolgt ist (bei einer Anzahlung ist diese Verpflichtung erst bei der Schlussrechnung fällig).

Ansonsten gelten die üblichen rechtlichen Formvorschriften für Rechnungen.

Wie weiß ich, dass mein Geschäftspartner auch wirklich seriöser Unternehmer ist?

Damit man rechtskonform handelt, sollte man die UID-Nummer des Kunden im EU-Binnenland überprüfen. Dies kann über FinanzOnline des Bundesministeriums für Finanzen oder über den EU-Server erfolgen.

Wie gehe ich vor, wenn ich meine Dienstleistung/Service in ein anderes EU-Land verrechne?

Wird Ihre Leistung an ein anderes Unternehmen eines EU-Mitgliedstaates in Rechnung gestellt, dann liegt der Besteuerungsort bei Ihrem Kunden im Ausland (Empfängerort ist beim B2B Geschäft der Besteuerungsort). Ist der Empfänger allerdings eine private Person, wird dort besteuert, wo sich das Unternehmen befindet (Besteuerungsort bei B2C Geschäften ist der Unternehmerort.)

Dazu gibt es die Sonderregelung bei der Umkehr der Steuerschuld (Reverse Charge). Lesen Sie hier mehr dazu.

Regelungen im Versandhandel

Für den Versandhandel gibt es speziell eine Sonderregelung nach Art. 3 bis Abs. 7 UStG. Wenn der Kunde eine Privatperson ist oder über keine UID-Nummer verfügt, wie Kleinunternehmer, hat der österreichische Unternehmer die Lieferschwelle des Bestimmungslandes zu beachten. Bei Übertreten der Lieferschwelle verlagert sich die Besteuerung dorthin, wo die Versendung bzw. die Beförderung endet.

Auch für Kleinunternehmer gelten besondere Regelungen – erreichen sie die Lieferschwelle nicht, werden diese als Private gehandelt. Mehr Informationen gibt es hier.

2. Geschäfte außerhalb der EU

Befindet sich Ihr Kunde (egal ob B2B oder B2C) in einem Drittstaat, also außerhalb der EU, sind die Warenlieferungen steuerfrei (Ausfuhrlieferungen gemäß § 7 UStG). Da es sich um eine echte Steuerbefreiung handelt, können Sie die Vorsteuer trotzdem beim Finanzamt geltend machen. Voraussetzung ist auch hier der Ausfuhrnachweis und der Buchnachweis. Je nach Land können allerdings unterschiedliche Regelungen gelten. Am besten Sie informieren sich hier bei den Außenhandelsstellen der Wirtschaftskammer Österreich.

 

Hier finden Sie länderspezifische Informationen zur Mehrwertsteuer

Mehr Informationen finden Sie beim Bundesministerium für Finanzen.