Rechnung verloren – was nun?

Verflixt noch mal, wo habe ich Sie denn nur? Auch in den besten Buchhaltungen kann es einmal vorkommen, dass eine Rechnung verloren geht. Gründe hierfür gibt es viele – von Schusseligkeit bis hin zu falscher Sortierung. Aber unterm Strich bleibt stets die Frage: “Rechnung verloren – was nun?”

Was tun, wenn eine Rechnung verloren ging?

• Schritt 1: Lieferanten oder Diensterbringer informieren
• Schritt 2: Vom Lieferanten oder Diensterbringer eine Rechnungskopie ausstellen lassen
• Schritt 3: Buchhaltung in Ordnung bringen

Schritt 1: Lieferanten oder Diensterbringer informieren

Es wirkt zwar nicht gerade vertrauenserweckend und ist etwas unangenehm, dennoch sollten Sie Ihren Rechnungssteller oder Rechnungsempfänger umgehend darüber informieren, wenn Belege nicht mehr auffindbar sind.

Schritt 2: Rechnungskopie ausstellen lassen

Es sollte kein Problem sein, Ihnen eine Kopie der Rechnung zukommen zu lassen, schließlich sollten die Rechnungssteller die vermisste Rechnung in der eigenen Buchhaltung aufbewahren.

Falls die Originalrechnung unauffindbar ist, ist es außerdem möglich, dass der Leistungsbringer die Rechnung nochmals ausstellt oder ein Ersatzdokument liefert. Ersatzbelege können aus rechtlicher Sicht problemlos angelegt werden, allerdings müssen diese sämtliche Merkmale einer Rechnung aufweisen.

Wichtig: Beachten Sie außerdem, dass der Lieferant / Leistungserbringer auf Wunsch der Behörden bestätigen muss, sowohl die Zahlung erhalten als auch die Leistung erbracht zu haben.

Schritt 3: Buchhaltung in Ordnung bringen

Hierzu sollten Sie dem Ersatzbeleg auch einen Aktenvermerk mit Verlauf oder Tathergang, beweisenden Bestellscheinen, Auftragsbestätigungen oder sonstigen Schriftverkehr anheften. Dies dient der Nachvollziehbarkeit Ihrer Zahlungen vor den Behörden.

Sonderfall Eigenbeleg:

Ein Eigenbeleg gilt als ein Ersatz für eine Rechnung bzw. Quittung. Bei verloren gegangenen Rechnungen ist der Eigenbeleg eine kleine Notlösung für Unternehmer, um Ausgaben gegenüber dem Finanzamt nachweisbar zu machen. Dies sollte aber eine absolute Ausnahme bleiben und ist nur zu empfehlen, falls keine Ersatzrechnung aufgetrieben werden konnte.

Ein korrekter Eigenbeleg muss folgende Angaben enthalten:

• Zahlungsempfänger mit vollständiger Anschrift
• Art der Aufwendung
• Datum der Aufwendung
• Kosten (Gesamtpreis, ggf. Stückpreise sowie Umsatzsteuersatz)
• Beleg Preishöhe (ggF. Preisliste)
• Grund für den Eigenbeleg (z. B. Verlust, Diebstahl etc. inkl. evtl. Tathergang )
• Datum und eigene Unterschrift

Ein Abzug der Vorsteuer ist bei Eigenbelegen nicht möglich. Hierfür ist eine ordentliche Rechnung unerlässlich.

Anbei stellen wir Ihnen kostenloses Eigenbeleg Muster zur Verfügung:

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