Lohnbuchhaltung für Unternehmer und Start-ups: der erste Mitarbeiter

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Arbeitgeber haben in Deutschland bei der Beschäftigung des ersten sozialversicherungspflichtigen Arbeitnehmers einige Pflichten im Rahmen der Lohnabrechnung zu berücksichtigen. Welche, das sagen wir Ihnen jetzt.

Lohnbuchhaltung in Deutschland im Überblick

Lesen Sie hier alles über:

  • Sozialabgaben
  • Versicherungen
  • Lohnabrechnung und Lohnberechnung
  • Steuer- und Meldepflichten

Der erfolgreiche Betrieb eines Start-ups oder kleinen Unternehmens führt oft zu Personalbedarf. Zwar sind Freiberufler in vielen Branchen auf dem Vormarsch. Ergibt sich jedoch eine dauerhafte Kooperation oder arbeitet jemand nur noch mit einem Unternehmen zusammen, wird die Frage nach einer Festanstellung schnell aktuell. Arbeitgeber haben bei der Beschäftigung des ersten sozialversicherungspflichtigen Arbeitnehmers einige Pflichten im Rahmen der Lohnabrechnung zu berücksichtigen.

Sozialabgaben

Im Hinblick auf die Abgabenpflicht gilt es, den Arbeitgeber- und den Arbeitnehmeranteil zu unterscheiden. Abgaben sind an die Rentenversicherung, die Kranken- und die Pflegekasse zu leisten. Bezugspunkt für die Abgaben ist das Gehalt vor Steuern bis zu einer Bemessungsgrenze. Diese liegt im aktuellen Jahr 2016 bei monatlich 6.200 Euro in den alten und bei 5.400,00 Euro in den neuen Bundesländern für die Rentenversicherung und Arbeitslosenversicherung sowie bei 4.237,50 Euro bundesweit einheitlich für die Kranken- und Pflegeversicherung. Einkommen oberhalb dieser Grenzen werden nicht für die Beitragsbemessung herangezogen.

Versicherungen: zentrale Rolle der Krankenkassen

Den Gesetzlichen Krankenkassen kommt bei den Sozialabgaben eine zentrale Rolle zu, insofern als sie die Verteilung der gesamten Sozialversicherungsbeiträge übernehmen. Dementsprechend entfällt die einzelne Anmeldung bei den verschiedenen übrigen Sozialversicherungen. Für Arbeitgeber gelten neben den gesetzlichen Beitragssätzen zur Krankenversicherung auch die Umlagen für die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall. Zudem müssen auch Lohnzahlungen für Mutterschutz abgeführt werden. Rechtsgrundlage ist das Aufwendungsausgleichsgesetz, das Arbeitgebern ermöglicht, Entgeltfortzahlungsrisiken umzulegen. Überdies ist von Arbeitgebern auch eine Insolvenzgeldumlage zu entrichten.

Lohnabrechnung und Lohnberechnung

Im Rahmen der Lohnabrechnung sind sämtliche Veränderungen im Personal zu erfassen. Hierzu zählt im Besonderen die Beschäftigung neuer Mitarbeiter. Die Einstellung des ersten Mitarbeiters ist, ebenso wie etwa Kündigungen oder Krankheitsfälle, meldepflichtig.

Die Lohnberechnung unterscheidet sich im Hinblick auf außertariflich oder tariflich angestellte Mitarbeiter. Außertariflich steht im Allgemeinen keine monatliche Neuberechnung der Bruttoeinkommen an. Bei tariflichen Mitarbeitern gilt es, Faktoren wie Überstunden, Urlaubsgelder, Weihnachtsgeld, Feiertagsarbeit oder vermögenswirksame Leistungen zu berücksichtigen. Diese Zuschläge und Abzüge haben Einfluss auf die zu berechnende Bruttosumme. Nach der Lohnabrechnung steht die Erstellung der Entgeltbescheinigung an.

Steuer- und Meldepflichten

Arbeitgeber haben die vom Arbeitslohn einbehaltenen Steuermittel an die zuständigen Betriebsstätten-Finanzämter abzuführen. Hierzu gehören im Wesentlichen Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag. Im Abhängigkeit der Höhe fällt die Entrichtung monatlich, quartalsmäßig oder jährlich an. Hierbei ist darauf zu achten, dass die Wertstellung der Lohnsteuer bis zum zehnten Tag des Folgemonats auf dem Finanzamt-Konto erfolgt sein muss. Solche Zahlungen werden elektronisch über das von Finanzämtern offiziell eingerichtete ELSTER-Portal angemeldet.

Einbehaltene Steuern müssen dem zuständigen Finanzamt im Rahmen der Lohnbuchhaltung gemeldet werden und werden für alle beschäftigten Mitarbeiter in einer Summe überwiesen.

Zudem besteht Meldepflicht der Beiträge zu den Sozialversicherungen gegenüber den Krankenkassen. Auch diese werden im Rahmen der Lohnbuchhaltung in einer Summe an die Krankenkassen überwiesen, die auch die Verteilung der anderen Versicherungsposten übernehmen.

Software und Online-Lösungen zur Lohnbuchhaltung

In Anbetracht der Vielfalt der rechtlichen Auflagen und zu berücksichtigenden Posten ist die Lohnbuchhaltung ohne Softwareunterstützung heute schwierig. Der Softwaremarkt bietet Lösungen für die Vereinfachung der Lohnabrechnung, der gesamten Lohnbuchhaltung, der Personalabrechnung sowie mehrere Programme für einzelne Herausforderungen. Vielseitig ist auch das Angebot Lohnbuchhaltungslösungen im Internet. Online-gestützt finden sich auch Komplettlösungen für die Aufgaben. So können virtuell fachkundige Lohnbuchhalter und Steuerberater beauftragt werden, um die vielseitigen Herausforderungen zu meistern. So bieten viele Anbieter die Möglichkeit, erforderliche Belege hochzuladen (beispielsweise in eine Cloud), wo sich infolgedessen Spezialisten darum kümmern. Abrechnungen für solche Dienste können beispielsweise monatlich und pro Mitarbeiter erfolgen, während alle Bescheinigungen und Meldungen erstellt und durchgeführt werden.

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